Денежный поток представляет собой разницу между денежными поступлениями и выплатами организации за определенный период времени. Чаще всего, за этот временной промежуток принимается финансовый год.

Для оценки изменения, динамики финансового положения предприятия составляется план движения денежных средств предприятия, учитывающий все поступления денежных средств и все платежи. Анализ денежных потоков используется для бюджетирования деятельности предприятия, при составлении бизнес-плана, разработке бюджета движения денежных средств.

Если численное значение денежного потока больше нуля — это показатель притока денежных средств. Если численное значение денежного потока меньше нуля, то имеет место отток денежных средств.

Положительный денежный поток формируют денежные средства, поступившие предприятию за соответствующий период. Это могут быть выручка от продажи товаров, поступление денежных средств за выполнение выполнения работ или оказание услуг. Отрицательный денежный поток формируют денежные средства, затрачиваемые предприятием в соответствующий период. Например, инвестиции, возврат кредита, затраты на сырьё, электроэнергию, материалы, оплату труда сотрудников, налоги и другие.

Грамотное управление денежными потоками чрезвычайно важно, т.к. способно снизить потребности в капитале, ускорив его обороты, а также выявить финансовые резервы внутри предприятия и тем самым снизить объемы внешних займов. Главная цель анализа и управления денежными потоками — рост объема положительного денежного потока и снижение объема отрицательного.

Почему анализ денежных потоков важен?

Если в компании не уделяется должного внимания анализу и управлению денежным потокам, то ей весьма сложно предсказывать возможные кассовые разрывы. Это приводит к тому, что в конце месяца у нее может не оказаться денег, чтобы оплатить текущие счета за поставки товара, аренду офиса, заработную плату сотрудников и даже на уплату налогов.

Регулярное возникновение кассовых разрывов приводит предприятие к проблемам как с поставщиками товаров и услуг, так и с клиентами. Поставщики, недовольные проблемами с оплатой, отменяют скидки, приостанавливают отгрузку товаров. Возникает товарный дефицит, клиенты не могут получить востребованный товар, и по этой причине не спешат оплатить счета за уже произведенные отгрузки и оказанные услуги. Растет дебиторская задолженность, что еще больше усугубляет финансовые проблемы с поставщиками. Возникает «замкнутый круг.» Такая ситуация резко сказывается на обороте предприятия, снижает его прибыльность и рентабельность.

Таким образом, неплатежеспособность предприятия возникает в тот момент, когда денежный поток становится отрицательным. Важно, что такая ситуация может возникнуть даже в том случае, когда формально предприятие остается прибыльным. Именно с этим связаны проблемы доходных, но неликвидных компаний, стоящих на грани банкротства.

Расчет денежных потоков в Excel

Какими же средствами автоматизации лучше воспользоваться для анализа и управлении денежными потоками предприятия? На этот вопрос каждый владелец предприятия отвечает себе сам.

Существует выбор между дорогими специализированными программами для учета движения денежных средств и созданием приложения для учета и анализа денежных потоков под свои требования при помощи Excel. Функционально большой разницы между этими вариантами нет.

У специализированных программ, возможно, более красивый интерфейс, обилие кнопочек и большое количество разных функции, некоторые из которых не используются никогда. Однако, у специализированных программ по учету денежных потоков есть несколько больших минусов. Во-первых, сроки разработки. Чаще всего, это несколько месяцев. Потом внедрение — еще пару месяцев. А если потребности учета изменяются, что бывает довольно часто — немалая сумма за добавление новых отчетов и обработок программистами.

У решений по учету денежных потоков, разработанных в Excel, перечисленные недостатки отсутствуют. Зато несомненными плюсами является гибкость решений, возможность оперативного изменения под изменяющиеся условия учета, возможность внесения небольших изменений самим пользователем, универсальность табличного редактора Excel. Нет такой задачи по учету, которую невозможно реализовать средствами Excel !

Скачайте бесплатно простое решение по учету и анализу денежных потоков в Excel. В файле Вы увидите готовую таблицу для учета и анализа денежных потоков ООО, находящегося на УСН.

Любые изменения в статьи доходов и расходов Вы можете или внести сами, или обратиться за помощью к эксперту по Excel.

Так выглядит таблица учета и анализа денежного потока: Скачать бесплатно

Финансовый план, шаблон компактный | Целесообразный Маркетинг

Финансовый план предприятия обычно составляется перед запуском нового проекта, или перед началом нового календарного года, чаще — в середине осени. Финансовый план необходим для получения прогноза по чистой прибыли на следующий год, и оценки ресурсов, необходимых для достижения целевой прибыли.

Ниже приведен упрощённый образец финансового плана. Преимуществами данного шаблона являются: его простота; встроенная взаимосвязь плана продаж, плана закупок и финансового плана; а так же — автоматический расчёт чистой прибыли за год, по мере заполнения плана продаж.

Для увеличения точности прогнозов, Вы можете встроить в данный шаблон вкладку со своим медиапланом на год. 

Примечания к шаблону

• Используется компактный формат плана, с минимумом отвлекающих деталей.
• План продаж рассчитан на 100 номенклатурных позиций, для простоты и защиты формул от случайных изменений в остальных ячейках.
• В плане продаж каждой номенклатурной позиции можно указать уточняющие характеристики — в таком варианте проще анализировать данные и экспортировать план продаж в автоматизированную систему, при необходимости.
• В плане продаж есть раздел с данными о максимальном количестве поисковых запросов по номенклатуре; ориентируясь на примерную конверсию в 10% всех запросов в заказы, можно оценить достижимость планируемых продаж по позиции; нужно так же помнить, что у зрелого бизнеса большая часть продаж приходится не на новый трафик, а на лояльных клиентов — заказывающих напрямую.
• В расчётах используются случайные коэффициенты и проценты (банковская комиссия, реклама и т.п.), подставьте свои значения, по данным учёта хозяйственной деятельности предприятия за прошедшие периоды.
• Готовый к использованию для финансового планирования шаблон можно бесплатно скачать в Excel-формате по ссылке, приведённой на этой странице внизу.

Как пользоваться шаблоном

• Шаблон состоит из четырёх вкладок:
  • финансовый план,
  • план продаж,
  • закупки (автоматический расчёт),
  • выручка (автоматический расчёт).
• На вкладке «Финансовый план», нужно внести данные Вашей организации, в основном — типовые постоянные расходы.
• На вкладке «План продаж» нужно заполнить данные для каждой номенклатурной позиции по себестоимости, розничной цене и ежемесячный план продаж в количественных показателях (штуки, килограммы или др.).
• Чистая прибыль автоматически рассчитывается на основе данных по закупке и выручке, которые так же автоматически рассчитываются в процессе заполнения плана продаж и подставляются в соответствующие поля в финансовом плане.
• Для простоты заполнения данных, ячейки, в которые нужно вносить данные, выделены жёлтым фоном; остальные ячейки защищены паролем от случайных изменений.
• Для снятия защиты со вкладок используйте пароль: 1
• Амортизация и Налоги — используйте значения рассчитанные в Вашей бухгалтерии.
• Для расширения приводимого примера, в структуре доходов и расходов бизнеса отображены позиции по продаже товаров Х и товаров собственного производства, но формулы для расчётов по ним не встроены. В случае, если Вы хотите использовать сложную номенклатуру, со многими категориями — можно добавить новые вкладки, или распределить группы на вкладке «План продаж»; но, лучшим решением, в случае с большой номенклатурой и многими группами, будет начало использования полноценной автоматизированной системы планирования и учёта продаж.
• На вкладке «План продаж», использована привязка к сезонному, ежемесячному приросту в процентах, для автоматизации расчётов; но можно так же вносить данные планируемых ежемесячных продаж по каждой позиции вручную.
• Для проведения план-фактного анализа можно создать копию необходимой вкладки, и добавлять туда ежемесячно столбцы фактических данных, с автоматическим расчётом отклонений по позициям.

Изображения, для предварительного просмотра шаблона

Шаблон

Excel-файл для скачивания

Скачать файл шаблона в формате Excel-таблицы можно по этой ссылке.

Артём В. Комлев, «Целесообразный Маркетинг», AdvisableMarketing.com, 2015г.

Возможно, Вам будет так же интересно ознакомиться с другими тематическими материалами:

Поделиться ссылкой:

Понравилось это:

Нравится Загрузка…

Использование Excel в задачах финансового менеджмента

Использование Excel в задачах финансового менеджмента

В статье представлен обзор популярных задач финансового менеджмента, доступных для решения с помощью электронных таблиц. Выводы и заключения основаны только на личном опыте авторов и не претендуют на глобальную объективность. Тем не менее, надеемся, что наш взгляд будет небезынтересен, а кому-то даже и полезен для принятия решения об автоматизации тех или иных задач.

Планирование инвестиций, оценка инвестиционных проектов

Оценка инвестиционной эффективности проекта является неотъемлемой частью бизнес-плана для получения банковского кредита. Такие расчеты также требуются в крупных холдингах для сравнительного анализа и выбора целевых проектов вложения денежных средств. Как показала практика, эту задачу оказалась очень удобно решать с помощью электронных таблиц.

Целью программ данного типа является расчет целевых показателей эффективности вложений денежных средств в новый проект или расширение/улучшение существующего бизнеса. К таким целевым показателям оценки, например, относятся:

• NPV (net present value) – чистая текущая стоимость инвестиций
• IRR (internal rate of return) – внутренняя норма доходности
• Срок окупаемости инвестиций (pay-back period)

При оценке инвестиционных проектов используется ставка дисконтирования, характеризующая изменение стоимости денег во времени.

Для получения качественных результатов оценки требуется описать множество исходных данных, спрогнозировать динамику производства и продаж, рассчитать потребность в оборотном капитале с учетом собственных и привлеченных денежных средствах. В идеале, кроме расчета целевых показателей, результатом работы по оценке должен являться полный финансовый план проекта. Дополнительно к этому можно провести анализ чувствительности результатов к изменению основных исходных параметров.

В Excel имеются встроенные функции для расчета основных целевых показателей оценки эффективности инвестиций (NPV, IRR).Открытый интерфейс электронных таблиц позволяет легко добавлять любые дополнительные параметры, а также подготовить красивые отчеты с графической и табличной информацией.

Существует множество как коммерческих, так и бесплатных программных продуктов для Excel, облегчающих процесс описания проекта для пользователей с различным уровнем подготовки. Пользователи, хорошо владеющие методикой оценки инвестиций и технологией работы в электронных таблицах, могут достаточно быстро построить и проанализировать проект «с нуля» вообще без использования внешних программных продуктов.

Следует также отметить, что в реалиях российской экономики классическая оценка долгосрочных инвестиционных проектов зачастую превращается только в инструмент получения финансирования. Целевые показатели просто подгоняются под требования кредитных организаций без привязки к действительности.

На нашем сайте представлена совместная с нашими партнерами КГ «Воронов и Максимов» разработка для экспресс-оценки инвестиционных проектов:

Мастер проектов. Предварительная оценка

Финансовое планирование

Принято разделять краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные финансовые планы. В последнем случае методика планирования близка к оценке инвестиций, здесь также требуется использование коэффициентов дисконтирования. В горизонте планирования до года лучше считать в фиксированных ценах и ставках, что проще и понятнее менеджерам и руководству. В отличие от оценки инвестиционных проектов, задачи финансового планирования обычно направлены на внутренние цели организации: определение кассовых разрывов, выбор источников финансирования, планирование вложений свободных денежных средств и т.п. Кроме того, качественная система финансового планирования должна поддерживать возможность постоянного обновления фактической информации с течением времени. В идеале, эти данные должны поступать автоматически из учетных систем.

Система финансового планирования представляет собой имитационную экономическую модель деятельности организации. С ее помощью можно спрогнозировать и сравнить варианты развития бизнеса, вводя различные условия, например: объемы продаж, цены закупки и продажи, сроки оплаты, курсы валюты и т.д.

Экономическая модель предприятия обычно состоит из нескольких взаимосвязанных блоков:

• Расчет объемов и прямых затрат на основе натуральных и стоимостных прогнозов продаж
• Расчет маржинальной прибыли по видам продукции или товарным группам
• Расчет постоянных затрат по статьям
• Расчет привлеченных денежных средств и выплат по кредитам
• Прочая финансовая деятельность, лизинг, факторинг
• Инвестиционная деятельность, расчет капитальных вложений
• Расчет налоговых выплат

Наличие и сложность каждого блока определяется размером организации и другими характеристиками бизнеса.

Расчет прямых затрат и маржинальной прибыльности продукции – это, пожалуй, наиболее трудоемкий блок финансовой модели. Особенно если этот расчет основан на многоуровневых спецификациях (рецептурах) изделий. В этом случае он даже может быть выполнен во внешней системе калькуляции себестоимости продукции (см.ниже). При помощи связей и формул можно объединить в общий файл расчет постоянных затрат по различным службам и подразделениям, расчет выплат по кредитам, лизинг, налоги и прочее.

Качественный финансовый план в результате должен предоставлять три основных взаимосвязанных отчета:

• Бюджет доходов и расходов (плановый отчет о прибылях и убытках)
• Бюджет движения денежных средств (плановый cash-flow)
• Плановый баланс

Электронные таблицы являются, пожалуй, идеальным инструментов для разработки системы финансового планирования. Так как в прогнозе невозможно обеспечить абсолютную точность данных, то при моделировании можно выделять товарные группы, использовать средние показатели цен и объемов, а также применять другие методы агрегирования информации.

Создание какого-то универсального программного продукта для построения финансового плана организаций различных сфер бизнеса – задача практически невыполнимая, так как требуется моделирование различных принципов учета прямых затрат, а также множество других уникальных особенностей работы конкретного предприятия. В большинстве случаев даже в крупных холдингах реальное финансовое планирование остается в Excel, а в ERP-систему вводятся только итоговые результаты. Мы в свое время пробовали разработать типовые коммерческие программные продукты в Excel, но, к сожалению, большим спросом они не пользовались.

На нашем сайте представлена модель для планирования движения денежных средств в небольших торговых организациях:

Финансовый учет в Excel. Планирование денежных потоков

Бюджетирование

В экономической литературе часто смешиваются понятия финансового планирования и бюджетирования. Не претендуя на открытие, определимся, что финансовое планирование – это методика расчетов для прогнозирования результатов деятельности, а бюджетирование – это процесс подготовки плановых данных с последующим контролем результатов деятельности. Бюджетирование подразумевает работу специалистов различных служб по подготовке данных, соединяющихся затем в общий финансовый план организации.

К основным этапам бюджетного процесса можно отнести следующие операции:

• Подготовка бюджета каждого подразделения ответственным специалистом
• Объединение данных в общий финансовый план, расчет и анализ результатов планирования
• Внесение корректировок для достижения целевых показателей
• Контроль исполнения бюджета на уровне каждого подразделения и в целом по организации

Существует целый класс программных продуктов для поддержки процесса бюджетирования в крупных организациях и холдинговых структурах. Такие программы обычно требуют значительных материальных затрат при внедрении и поддержке, но объективно оценить экономический эффект от их внедрения бывает тяжело. Основным преимуществом таких программ перед электронными таблицами является удобство консолидации бюджетов в единый файл и работа в многопользовательском режиме.

Недостатки использования электронных таблиц для распределенной многопользовательской работы общеизвестны. В задачах бюджетирования эти особенности проявляются в полной мере. Отметим, в частности:

• Сложность защиты структуры данных от изменения
• Трудности при консолидации данных в конечный финансовый план: требуется копирование, связи с внешними файлами, либо автоматизированный импорт
• Ненадежность связанных файлов Excel – ссылки легко теряют правильные адреса при неаккуратной работе
• Возможность некорректного исправления формул консолидации
• Ошибки и ограничения Excel при многопользовательском режиме работы с одним файлом

Кроме того, Excel не поддерживает мощные механизмы анализа данных в сводных отчетах и диаграммах, основанных на собственных таблицах, гораздо удобнее построена работа с внешними базами данных.

Тем не менее, большинство компаний, как небольших, так и крупных, все же используют Excel для подготовки и консолидации бюджетов подразделений, считая такой подход оправданным с экономической точки зрения. Мы, кстати, тоже скорее поддерживаем такой подход – при некоторой степени автоматизации многие недостатки электронных таблиц можно снизить до приемлемого уровня. Желательно автоматизировать следующие функции:

• Импорт бюджетов подразделений данных в конечный файл финансового планирования
• Импорт данных из учетных систем для план-фактного анализа
• Подготовка данных для многомерного анализа

В принципе, Excel включает в себя некоторые методы защиты данных и распределенной работы. Функции консолидации данных по кодам также могут существенно упростить сбор информации в единый файл, а при помощи макросов на VBA можно написать достаточно «умную» процедуру импорта. Знание и использование всех этих средств может существенно упростить процесс бюджетирования на предприятии.

Существует ряд тиражируемых и индивидуальных разработок, совмещающих принципы безопасного хранения информации в базах данных и их анализа при помощи Excel. Так, в частности, работает известная система бюджетирования PALO.

На нашем сайте можно бесплатно скачать программу для консолидации бюджетов, которая, несмотря на простоту, может помочь в бюджетном процессе даже в крупном холдинге:

Финансы в Excel. Консолидация бюджетов

Анализ данных из внешних систем

Excel предоставляет множество вариантов доступа к внешним данным. Обычно такие данные представляют собой очень большие массивы структурированной информации.

Чаще всего используется прямой доступ к корпоративным базам данных, управляющихся серверными системами. Могут также использоваться различные промежуточные хранилища данных, например, из-за ограничений на прямой доступ в учетную систему. Можно получить доступ к таким данным напрямую как через универсальные механизмы (ADO, ODBC), так и скопировав информацию непосредственно на лист электронных таблиц.

В любом случае Excel предоставляет мощные инструменты анализа, де-факто являясь стандартом многомерной обработки данных и виртуальных кубов.

На нашем сайте анализу больших объемов данных посвящен целый цикл статей:

Обработка больших объемов данных. Фомулы

Обработка больших объемов данных. Интерфейс

Обработка больших объемов данных. Сводные таблицы

Подготовка данных для внешних систем

Немного странная задача, но на практике встречается не так уж редко. Учетные или другие аналитические программы обычно предоставляют ограниченный интерфейс для ввода исходной информации: можно изменять только одну активную запись, наборы чисел вводятся также по одному, нет копирования диапазонов табличных данных. Также могут быть ограничены вычислительные функции, например, надо вводить вручную несколько чисел, которые на самом деле связаны между собой формулой.

Excel может быть использован в этом случае как промежуточный интерфейс для заполнения и вычисления диапазонов табличных значений. Затем, в лучшем случае, во внешнюю программу можно скопировать такой набор данных целиком, либо, что хуже, по одной записи. Но даже это на практике обычно быстрее, чем непосредственный ввод в учетную программу.

Кроме ручного копирования, при помощи методов автоматизации Excel можно настроить обмен данных с внешними системами как в одну, так и в другую сторону. Например, таким образом работают отчеты популярных систем бюджетирования PALO и COGNOS (вероятно, и других тоже) – при редактировании данных на листе отчета Excel данные записываются непосредственно во внешнее хранилище.

Калькуляция себестоимости

Калькуляция себестоимости продукции – стандартная задача финансового менеджмента, решаемая практически на любом предприятии. Обычно выступает в качестве основного метода ценообразования на товары, услуги, проектные работы. Существуют различные методы расчета издержек производства и реализации. Здесь будем говорить только о плановой калькуляции себестоимости, так как учетные программы считают фактические калькуляции автоматически. Заметим также, что блок расчета прямых затрат, являющийся по сути калькуляцией себестоимости продукции и товарных групп, составляет, пожалуй, самую сложную часть финансового плана, и часто решается отдельно от основного файла финансовой модели.

В калькуляции себестоимости по методу «директ-костинг» расчеты ведутся только на уровне прямых затрат. Используется понятие спецификации или рецептуры изделия, описывающие состав готового продукта. Для производственных предприятий спецификации обычно включают несколько уровней вхождения компонентов один в другой (полуфабрикаты, полупродукты, переделы). Более простые типы бизнеса, например, торговля также используют спецификации прямых затрат на закупку и реализацию продукции: транспорт, погрузо-разгрузочные работы, таможенная очистка, документальное оформление и т.п.

Задача формирования плановых калькуляций часто решается в электронных таблицах. Для простых одноуровневых спецификаций – это вполне допустимое и зачастую оптимальное решение. В файле Excel формируются единый справочник цен закупки и таблицы компонентов спецификации. Основной расчет состоит из достаточно простых формул поиска данных и суммирования итогов.

Для многоуровневых спецификаций подобный простой подход может быть использован только тогда, когда есть четкая зависимость уровней полуфабрикатов (вхождения один в другой). На практике часто такая возможность отсутствует – полуфабрикаты используются на разных уровнях компонентов готовых изделий и последовательность вычислений должна постоянно меняться. В принципе, организовать такую универсальную структуру также можно при помощи стандартных формул Excel, но расчет становится достаточно сложным и непрозрачным.

На нашем сайте есть специальная статья, посвященная расчетам по спецификациям.

При расчете полной себестоимости к полученной себестоимости на уровне прямых переменных затрат добавляются постоянные затраты, при этом могут применяться различные базы распределения. В этом расчете также имеется множество «подводных камней». Одна из таких проблем описана в статье на нашем сайте.

При использовании отдельного блока калькуляции себестоимости в Excel сложной задачей становится необходимость поддержки множества параметров (цены, ставки, новые полуфабрикаты и изделия) отдельно от учетной системы предприятия. Лучше, конечно, чтобы для этого имелся специализированный блок в учетной системе предприятия.

Мы разработали специальную программу для решения описанных задач:

Финансы в Excel. Калькуляция себестоимости

Анализ финансовой отчетности (финансовый анализ)

В теории финансового менеджмента финансовый анализ предназначен для объективной оценки экономического состояния предприятия на основе форм стандартной отчетности. Для этого рассчитываются различные коэффициенты, строятся графики и схемы.При помощи универсальных коэффициентов можно сравнить эффективность работы предприятия в разные периоды времени или провести сравнительный анализ деятельности различных организаций. В качестве исходных данных финансовой отчетности требуется, как минимум, бухгалтерский баланс. Для специальных расчетов могут потребоваться дополнительные данные, например, отчет о прибылях и убытках.

Комплексный финансовый анализ включает в себя несколько типов задач:

• Анализ активов
• Анализ платежеспособности
• Анализ рентабельности
• Анализ финансовой устойчивости
• Факторный анализ

В той или иной степени, методы финансового анализа обычно включаются в формы управленческой отчетности, например, в отчет о прибылях и убытках добавляются коэффициенты рентабельности.

Электронные таблицы являются практически идеальным инструментом для анализа финансовой отчетности. Действительно, в файле Excel можно рассчитать любой коэффициент при помощи стандартных математических функций, провести ретроспективный анализ за несколько периодов через копирование формул, построить красивые графики, и даже сформировать текстовый отчет, используя функции обработки строк.

Как ни странно, но главным недостатком анализа финансовой отчетности в реалиях нашей экономики является низкая ценность полученных результатов вне зависимости от качества производимых вычислений. Большинство отечественных предприятия готовит отдельную управленческую отчетность, данные которой сильно отличаются от стандартных бухгалтерских форм. Например, на многих предприятиях высока доля «серых» наличных расчетов, которые не отражаются в бухгалтерии. Оценка основных средств, нематериальных активов, goodwill может вообще не попадать в управленческий учет. Эти же показатели в бухгалтерском учете могут не соответствовать рыночной оценке в разы. Соответственно, применение методов финансового анализа к таким данным будет иметь на практике очень низкий эффект.

Управленческий учет

Под управленческим учетом обычно подразумевается учет финансово-хозяйственной деятельности, используемый для внутренних целей организации. Он ведется параллельно бухгалтерскому в отдельных программах или файлах. При этом в большинстве случаев множество информации вводится повторно, реже имеются процедуры импорта-экспорта и проверки корректности данных.

Данные управленческого учета наиболее адекватно отражают эффективность деятельности предприятия, но обычно носят закрытый характер. Это связано, с одной стороны, с принятой практикой закрытости бизнеса и максимальной защитой информации, с другой стороны, с так называемыми методами оптимизации налогов. В принципе, в условиях нормальной экономики не должно быть разделения финансового учета на бухгалтерский, налоговый и управленческий. Это должна быть единая система, выдающая различные отчеты по требованию руководства, других внутренних служб предприятия или внешних контролирующих органов. На практике каждое предприятие обычно пытается организовать собственную систему управленческого учета: крупный бизнес строит его на базе корпоративной ERP-системы, средние предприятия дорабатывают бухгалтерскую систему или внедряют что-то еще, малые почти всегда ограничиваются Excel-файлами. Но нередки ситуации, когда даже в крупных холдингах, финансовый директор собирает данные и строит отчеты в файлах электронных таблиц.

В отличие от бухгалтерского, для управленческого учета, в принципе, отсутствует какая-либо общепринятая теория построения автоматизированных систем, нет четко прописанных стандартов или требований. Поэтому каждое предприятие зачастую «изобретает велосипед», произвольным образом преобразуя исходные данные в финансовые отчеты. Этому также способствует невысокий уровень экономического образования руководителей компаний, требующих каких-то специфических форм и расчетов для анализа деятельности предприятия. Для таких задач электронные таблицы Excel являются вполне удобным инструментом, но проверить корректность результатов вычислений бывает очень сложно, да и не нужно.

По нашему мнению, комплексный управленческий учет должен строиться на базовых принципах двойной записи – ничего более ценного в экономике предприятия не изобретено с XV века. На выходе должны получиться три основных отчета:

• Отчет о прибылях и убытках
• Отчет о движении денежных средств
• Управленческий баланс

В совокупности они предоставляют наиболее адекватную картину бизнеса, позволяя при этом быть уверенным в корректности результатов.

Теоретически можно попытаться решить задачу ввода данных по принципу двойной записи и в Excel. Для этого можно сделать общий журнал операций, откуда через формулы будут вычисляться отчетные формы. Об удобстве интерфейса пользователя в таком случае говорить не приходится. К тому же для построения отчетных форм придется задействовать механизмы автоматизации и диалоговые формы VBA, т.е. это будет, по сути, уже не совсем Excel.

Еще одной проблемой, возникающей при разработке систем управленческого учета, является постоянно растущий объем информации даже на небольших предприятиях. Файлы Excel не только не являются самым надежным и безопасным средством хранения информации, но еще и существенно снижают производительность при больших объемах данных.

Несмотря на все вышесказанное, в электронных таблицах можно вполне успешно разрабатывать и использовать удобные для пользователей файлы, отвечающие за отдельные блоки задач финансового менеджмента. На нашем сайте представлена одноименная прогрмма и несколько других разработок по данной теме:

Финансы в Excel. Управленческий учет

Финансы в Excel. Учет денежных потоков

Финансы учет в Excel. Домашние финансы

Балансы контрагентов

Складской учет

Складской учет не является в чистом виде задачей финансового менеджмента. Данные фактического склада используются для расчета некоторых финансовых показателей, в частности, для определения средних цен, стоимостной оценки запасов, выбора плановых спецификаций производства.

Файл Excel не является базой данных, несмотря на наличие функций поиска и теоретически огромный размер листа в xlsx-формате. Электронные таблицы не поддерживают совсем, либо реализуют в очень ограниченном виде стандартные функции даже устаревших файл-серверных систем управления базами данных (СУБД). Вот некоторые важные особенности хранилища данных:

• Реляционная модель данных
• Многопользовательский доступ
• Разграничение прав доступа
• Контроль и откат изменений
• Резервное копирование

Складской учет – это, прежде всего, накопление информации с минимальными вычислениями. Любая современная СУБД способна реализовать эти функции лучше, чем Excel. Тем не менее, многие предприятия все-таки используют файлы электронных таблиц для ведения склада. Это делается, во-первых, по экономическим, во-вторых, по организационным причинам. Любая СУБД работает в связке с программой пользовательского интерфейса – покупка и внедрение программной системы – это не только материальные затраты, но и большая головная боль для руководства и исполнителей.

Используя Excel в качестве системы складского учета, желательно хотя бы соблюдать принцип накопительного сбора информации. Так в частности, построена программа, представленная на нашем сайте:

Финансы в Excel. Складской учет

Смотри также

» Копирование и вставка

» Уровни подготовки пользователей

» Основные принципы оптимизации работы в электронных таблицах

» Надстройки Excel