13 правил бухгалтера для работы в 1С

Опубликовано 20.09.2016 12:59

Автор: Administrator

Просмотров: 28563

Не так давно мы провели для наших читателей вебинар, посвященный проверке правильности ведения учета в 1С: Бухгалтерии предприятия 8. Специально к этому мероприятию я подготовила перечень правил работы в 1С, которые должен соблюдать каждый бухгалтер. Но эта тема мне кажется очень актуальной, ведь за годы работы с клиентами я часто видела серьезные проблемы с базами 1С, которые можно предотвратить, выполняя совсем простые действия. Поэтому я решила поделиться с вами конспектом своего доклада и надеюсь, что полученные знания вы обязательно будете применять в своей работе. 

1. Регулярно создавать копии информационных баз

Об этом всё время говорят специалисты 1С, все знают это правило, но, к сожалению, далеко не все его соблюдают. Жаль, если запоминать об обязательности регулярного копирования базы 1С приходится на основании своего горького опыта. Поверьте, те клиенты, которые хотя бы раз восстанавливали учет при утрате базы, навсегда запоминают, как важно это правило.

В каких случаях вам могут помочь копии базы:
— физической поломки компьютера/сервера;
— заражения вирусами;
— повреждения самой информационной базы 1С;
— «неожиданного» изменения данных в информационной базе (если вы вдруг обнаружили, что почему-то изменились данные прошлых периодов, есть возможность восстановить копию и сравнить информацию, найти причины расхождений).

Создавать копии можно разными способами: выгружать вручную (подробно о том, как это сделать, я рассказывала в статье «Создание копии базы — для чего это нужно и как это сделать») или использовать специальные программы для автоматического копирования. Но в данном случае необходимо помнить, что для того, чтобы защитить базу от вирусов и физической поломки компьютера, необходимо хранить копии базы на каком-то другом носителе, например, подключать внешний диск или флешку, выгружать базу и отключать диск. Однако каждый день действовать таким образом очень неудобно, поэтому лучший вариант – это подключить сервис 1С: Облачный архив. В этом случае, копии вашей базы будут создаваться автоматически и храниться за пределами вашей локальной сети – в облаке. В случае поломки или заражения вирусами, можно будет в любой момент восстановить копии с другого компьютера и начать работу. Если вы хотите узнать подробности о подключении данного сервиса, который также входит в состав комплексного договора на сопровождение 1С: ИТС, то заполните форму заявки, мы обязательно вам перезвоним и все подробно расскажем.

2. Устанавливать дату запрета редактирования
После того, как вы сдали отчетность, необходимо закрыть период для редактирования, чтобы предотвратить случайное изменение данных. В 1С: Бухгалтерии предприятия 8 редакции 3.0 для этого необходимо перейти на вкладку «Администрирование» и выбрать пункт «Поддержка и обслуживание».

Затем разворачиваем пункт «Регламентные операции», ставим галочку возле даты запрета изменения и нажимаем на ссылку «Настроить».

Указываем дату – последний день закрываемого периода.

3. Закрывать документы «крестиком»
Приобретите полезную привычку – закрывать документы «крестиком» в том случае, если вы открыли их просто посмотреть. Очень часто я сталкиваюсь с ситуацией, когда бухгалтер формирует ОСВ, разворачивает до карточки счета, чтобы узнать детальную информацию, открывает необходимый документ, чтобы посмотреть, а потом закрывает его по нажатию на кнопку «Провести и закрыть» или «ОК». В данном случае документ перепроводится, суммы в проводках могут измениться, последовательность проведения документов сбивается. А потом при закрытии очередного месяца бухгалтера ожидает сюрприз – программа в сентябре «хочет» перепровести все документы с января или даже с прошлого года. Чтобы такого не происходило, нужно обязательно устанавливать дату запрета редактирования и не перепроводить лишний раз документы без необходимости, а закрывать их просто «крестиком».

4. Не переименовывать элементы справочников и внимательно изменять их настройки

Почему этого нельзя делать или нужно делать очень аккуратно? Необходимо понимать, что внесенные изменения затронут весь период ведения учета в программе. Например, если вы изменили наименование контрагента, то во всех печатных формах, в том числе и более ранних документов, будет выводиться новое наименование. Чтобы этого не происходило, в 1С: Бухгалтерии предприятия 8 редакции 3.0 для изменения наименования есть специальная ссылка «История», где можно указать, с какой даты действует новое значение.

Также нужно помнить, что, например, изменение настроек справочников «Статьи затрат» и «Прочие доходы и расходы» может привести к изменению финансовых итогов после закрытия месяца и данных в регламентированных отчетах. Об одной подобной ситуации, произошедшей у моих клиентов, я рассказывала в статье «Почему могут измениться данные в отчетах закрытых периодов?».

5. Регулярно обновлять информационные базы и анализировать изменения
Обновления программ 1С в настоящее время выпускаются достаточно часто, а устанавливать их нужно последовательно, поэтому нужно обязательно поддерживать ваши базы в актуальном состоянии, чтобы избежать авральных ситуаций в отчетный период. Ведь может оказаться так, что вам будет срочно нужна новая отчетная форма, которые выходят с завидной регулярностью, а запущенная ситуация с обновлениями может сильно потрепать нервы. В том случае, если вы работаете в 1С через интернет или у вас заключен договор сопровождения с нашими партнерами, вам не нужно будет беспокоиться о данном вопроса. Если же вы самостоятельно обновляете свои базы, то, пожалуйста, уделяйте должное внимание данному серьезному вопросу.

Также будет полезным интересоваться итогами прошедшего обновления, ведь в программе постоянно появляются новые функции, меняются алгоритмы работы. Чтобы быть в курсе всех событий, можно перейти на вкладку «Администрирование», выбрать пункт «Поддержка и обслуживание».

Развернуть ссылку «Результаты обновления программы» и выбрать пункт «Описание изменений программы».

6. Не дублировать записи в справочниках, пользоваться сервисом 1С: Контрагент
Бывает так, что, не найдя какого-то контрагента в справочнике, пользователи добавляют нового, хотя на самом деле искомый контрагент в базу уже внесен, но с какими-то ошибками в наименовании, ИНН или необходимые поля просто не заполнены. Также случается, что контрагенты задваиваются при загрузке выписок из банка по тем же причинам. В этом случае начинаются проблемы с зачетом авансов, разъезжается сальдо по 60-м и 62-м счетам, появляются проблемы с расчетом НДС с авансов и оплатой расходов для попадания в КУДиР при УСН. Для того, чтобы предотвратить такие ситуации, я рекомендую пользоваться сервисом 1С: Контрагент, который автоматически заполнит всю необходимую информацию корректно, и регулярно следить за порядком в ваших справочниках.

7. Не нумеровать документы и справочники вручную
В программе предусмотрены определенные алгоритмы автоматической нумерации документов. В том случае, если вы решите в них вмешаться, исправить какой-то номер, например, добавив в него косую черту или какие-то другие символы, то будьте готовы к тому, что за нумерацией в дальнейшем придется следить также вручную.

8. Включить отображение счетов учета в настройках
По умолчанию, в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0 отключено отображение счетов учета в документах. Но я считаю, что бухгалтер обязан «держать руку на пульсе» и постоянно контролировать корректность ввода первичных документов, не доверяя программе полностью заполнение таких важных реквизитов, как счета учета. Поэтому обязательно включаем отображение счетов учета в документах и следим за тем, чтобы материалы поступали на 10 счет, а не на 41-й. Для этого переходим на вкладку «Главное», пункт «Персональные настройки».

Ставим галочку «Показывать счета учета в документах».

9. Корректно использовать субсчета для 60-х счетов
Я уже много раз говорила о том, как важно корректно использовать счета учета авансов – 60.02 и 62.02, и как важно контролировать состояние взаиморасчетов на 60-х счетах. Сейчас я решила вынести этот пункт в отдельное правило, которое также необходимо соблюдать. Не стоит спорить с программой, пытаясь навязать ей своё мнение, что данные счета не нужны, вы все равно проиграете в этом споре, получив в ответ бардак в учете.
Подробно этот вопрос я разбирала в одном из своих видеоуроков «Как навести порядок на 60 счете в программах 1С»

10. Не изменять самостоятельно план счетов
В том случае, если вы решаете добавить свои счета в план счетов, то нужно быть готовым к тому, что это повлечет за собой определенные трудности. Например, один раз ко мне обратились со следующей проблемой: «Решили навести порядок в учете основных средств и добавили субсчета к счету 01 в соответствии с группами ОС, после этого перестала начисляться амортизация». При добавлении субсчетов к 20 счету возможны проблемы с закрытием месяца, а субсчета к ряду других счетов не попадут в баланс — актив и пассив не сойдутся.
Очень часто, вопрос можно решить другим способом, не изменяя план счетов, а если это все-таки потребуется, то необходимо обратиться к помощи специалистов, которые смогли бы оценить последствия и внести необходимые изменения, обеспечив корректную работу программы.
Этот вопрос также подробно я разбирала в своей статье «Добавление своих счетов и субсчетов — нужно ли это делать и какие могут быть последствия».

11. Минимизировать ручные проводки и корректировки
Я всё время призываю максимально отказаться от ручных операций и корректировок движений документов. В настоящее время учет в 1С: Бухгалтерии 8 автоматизирован достаточно хорошо и необходимость в ручных проводках возникает не так часто.
Дело в том, что далеко не всегда самостоятельно можно сделать проводки корректно, например, на картинке ниже приведена попытка ручной операцией закрыть авансы поставщику, но третье субконто («Документы расчетов») не заполнено. Такая корректировка может только усугубить ситуацию с взаиморасчетами, а никак не разрешить её.

На эту тему я также публиковала подробную статью, с которой очень рекомендую ознакомиться: «Ручные проводки — почему 8-ка их «не любит»?»

12. Корректно сторнировать документы
Для того, чтобы отсторнировать движения документа, необходимо создать специальную операцию с видом «Сторно документа».

Ни в коем случае нельзя просто формировать проводки вручную, ведь помимо записей по бухгалтерским счетам, программа отражает информацию в различных регистрах, необходимых, например, для расчета НДС. Если же вы сторнируете не весь документ, а исправляете что-то вручную, то исправления также нужно делать и для всех остальных регистров.

13. Использовать сервис 1С: Отчетность
Это правило носит скорее рекомендательный характер, просто хочу поделиться выводами из своего личного опыта и немного рассказать о том, чем именно этот сервис удобен. Итак, в чем же самые ощутимые плюсы 1С: Отчетности для бухгалтера?

Нет необходимости выгружать и загружать отчеты в другие программы – в том случае, если вы используете сторонние программы для отправки отчетности, то всегда нужно сделать за актуальностью двух программ: своевременно их обновлять, контролировать корректность реквизитов организации, а также желательно следить, чтобы данные «не потерялись» при выгрузке-загрузке и отчет содержал последние значения.

Оперативное получение информации из контролирующих органов об изменении статусов отчетов и поступивших требованиях — не выходя из программы есть возможно оперативно видеть изменение статуса отчета, быстро узнать о его приеме или возврате с ошибками, также есть возможность получать требования от контролирующих органов и сразу отвечать на них.

Всегда легко можно найти последнюю версию отчета, которая действительно была отправлена – вот это очень важный пункт! Ведь бывают такие ситуации, когда в попытках, наконец, собрать информацию в итоговый отчет создается несколько копий одной формы, данные меняются, сохраняются, а потом очень сложно найти тот вариант, который действительно был отправлен. А особенно актуальным это становится в том случае, если необходимо подготовить корректирующий документ. Приходится долго и нудно сверять информацию вручную, тратя драгоценные минуты рабочего времени. Если же вы отправляете отчеты напрямую из 1С, напротив искомого варианта будет указано, что отчет сдан, долгие поиски не потребуются.

Автор статьи: Ольга Шулова

Давайте дружить в Facebook

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов 

Наши обучающие курсы и вебинары

Отзывы наших клиентов

Добавить комментарий

Что должен знать бухгалтер по заработной плате

Расчет заработной платы и налогов с нее — один из самых сложных разделов бухгалтерии. Любые нарушения в учете влекут за собой серьезные последствия. Если же речь идет о зарплате — цена ошибки существенно возрастает. Поэтому очень важно, чтобы на этом участке работал квалифицированный специалист. Рассмотрим, какими компетенциями должен обладать бухгалтер-расчетчик.

Если не вникать глубоко в организацию бухгалтерской службы, то ее структура представляется следующим образом: есть главбух, который контролирует всё, и есть рядовые специалисты, каждый из которых отвечает за свой участок работы.

Однако упомянутые участки могут весьма отличаться как по трудоемкости, так и по возможным последствиям при нарушениях.

Одной из самых сложных областей учета, несомненно, является расчет зарплаты. За ошибки в этой области может последовать наказание как по налоговому, так и по трудовому законодательству. А при серьезных нарушениях к виновным могут быть применены и уголовные санкции.

От профессионализма расчетчика зависит очень много: от лояльности сотрудников до налоговой безопасности фирмы в целом. Цена ошибок может оказаться существенно выше, чем на других участках учета. Однако не все руководители это своевременно понимают. Нередко осознание важности данного участка работы приходит только после применения к организации штрафных санкций.

Примером легкомысленного отношения руководства компаний к начислению зарплаты является то, что на бухгалтера-расчетчика нередко «вешают» еще и кадровое делопроизводство.

А ведь кадровый учет — это не какой-то довесок, а самостоятельный и очень серьезный раздел. Конечно, для начисления зарплаты необходимо знать соответствующие разделы ТК РФ. Но для того, чтобы полноценно вести кадровую документацию, этого недостаточно.

Почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство

Поэтому попытка усидеть на двух стульях часто приводит к тому, что обоим участкам не уделяется должного внимания, и к организации применяются санкции за нарушения как налогового, так и трудового законодательства.

А в малых предприятиях нередко за весь бухучет и кадры вообще отвечает один специалист. В этом случае риск ошибок возрастает многократно.

Поэтому, если у компании нет возможности нанять профессионального кадровика, то лучше передать этот участок на аутсорсинг

Если для ведения всех остальных разделов учета обычно достаточно собственно бухгалтерских знаний, то бухгалтер-зарплатник должен быть еще специалистом по налогам и отчасти даже юристом.

С налогами все понятно: те, кто считают зарплату, обычно начисляют и сопутствующие обязательные платежи, а также заполняют отчетность по ним.

Расчет заработной платы с отчислениями в фонды

Если же говорить о юридических знаниях, то речь здесь идет не только о Трудовом Кодексе. Ведь кроме собственно начисления зарплаты и налогов расчетчикам часто приходится иметь дело с различными видами удержаний: алименты, штрафные санкции и т.п. Чтобы верно отразить эти суммы в учете, нужно хорошо разбираться в нормативных актах, которые регулируют их взыскание.

Таким образом, специалист по зарплате должен уметь эффективно работать на пересечении бухгалтерского, налогового и трудового законодательства.

Говоря об ответственности сотрудника, ведущего зарплатный участок, нужно отметить, что она делится на две части: внешнюю и внутреннюю.

По УК РФ и КоАП РФ за все нарушения в деятельности предприятия обычно отвечает директор. Хотя в большинстве статей, предусматривающих применение санкций, и говорится об абстрактных должностных лицах, но на практике рядовых сотрудников очень редко привлекают к административной или уголовной ответственности.

Обычно проверяющие используют специалистов компании в качестве свидетелей, чтобы доказать вину директора или главбуха.

Внутренние санкции, предусмотренные ТК РФ, также бывают двух видов:

1. Дисциплинарная ответственность.

   В зависимости от тяжести нарушения она делится на три «уровня»: замечание, выговор и увольнение (ст. 192 ТК РФ). Причем, если выбор между первыми двумя видами наказания остается за руководством компании, то произвольно уволить сотрудника за любой проступок закон не позволяет.

   Статья 81 ТК РФ определяет общие основания для увольнения по инициативе работодателя. Одним из них является несоответствие занимаемой должности. Но для принятия решения здесь недостаточно одной (или нескольких) допущенных ошибок. Низкая квалификация работника должна быть подтверждена результатами аттестации.

2. Материальная ответственность.

   Чаще всего ошибки при расчете зарплаты влекут за собой финансовые потери для организации: административные и налоговые штрафы, пени за просрочку обязательных платежей и т.п.

При этом остаётся спорным вопрос, причиняет ли работник ущерб работодателю, если по его вине организация была привлечена к административной ответственности.

Согласно судебной практике, наложенный на организацию штраф по вине работника не является основанием для возникновения материальной ответственности. Следовательно, привлечение работника к материальной ответственности за штраф, наложенный на организацию, в судебной практике может быть расценен как неправомерный. Сотрудник, которого принуждают к уплате штрафа, может обратиться в суд (который, скорее всего, встанет на его сторону).

Ответственность бухгалтера по заработной плате

Все кадровые решения в компании принимает директор, но, конечно, он при этом учитывает мнение руководителей подразделений. Поэтому, прибыв на собеседование, бухгалтер по заработной плате будет общаться в первую очередь с главбухом.

Руководитель финансовой службы должен проверить знания соискателя в следующих областях:

1. Общие принципы бухучета: счета, двойная запись, проводки.
2. Трудовое и налоговое законодательство.
3. Порядок начисления зарплаты, включая особые ситуации: больничные, отпуска, увольнение и т.п.
4. Расчет и уплата налогов, страховых взносов с ФОТ, а также составление отчетности по ним.
5. Использование программного обеспечения для расчета зарплаты.

Необходимо обратить внимание на знания соискателя в тех областях, которые важны для конкретной организации.

Например, если коллектив преимущественно женский, то, скорее всего, будет немало декретных выплат, поэтому бухгалтер должен досконально знать этот участок. Если специфика работы связана с нестандартными способами организации труда (например, вахтовый метод или работа в вечернее время и в выходные), то специалисту по зарплате необходимо хорошо разбираться в методике начисления соответствующих выплат.

Также существует множество видов программного обеспечения для расчета зарплаты. Поэтому на собеседовании бухгалтера по зарплате следует проверить на знание именно той программы, которая используется на данном предприятии.

Если у сотрудника есть положительные рекомендации с предыдущих мест работы — это, конечно, плюс.

Для специалистов без опыта квалификацию в некоторой степени можно оценить на основе отметок по профильным предметам и среднего балла по диплому. Хотя объективность этого метода достаточно условна и сильно зависит от уровня учебного заведения.

Не так уж редко и сам главбух может не владеть какими-либо нюансами в области расчета зарплаты.

В этом случае при оценке квалификации соискателя поможет тестирование или привлечение внешних консультантов

Трудовое и налоговое законодательство постоянно меняется, поэтому и после приема на работу полезно периодически проводить аттестацию специалистов, для чего тоже удобно использовать тесты.

Если руководство компании хочет иметь беспроблемный учет, не сталкиваясь при этом с проверкой сотрудников, то бухгалтерию можно передать на аутсорсинг. Преимущества этого варианта проявятся не только на этапе отбора (ведь тогда им заниматься вообще не придется), но и в дальнейшем:

1. Сотрудники 1C-WiseAdvice не распыляются на несколько участков, а специализируются на определенных функциях. Так, если речь идет о расчете зарплаты, то вы можете быть уверены, что имеете дело с профессионалом, владеющим всеми тонкостями этой процедуры.
2. Если все-таки были допущены ошибки, то мы полностью компенсируем финансовые потери заказчика (штрафы, пени), возникшие по нашей вине.
3. Указанная компенсация выплачивается даже тем клиентам, которые уже прекратили с нами сотрудничество. Срок давности для этой выплаты — три года после сдачи последнего отчета.

Подводя итог, заметим, что бухгалтер по расчету заработной платы отвечает за один из самых сложных и опасных с точки зрения санкций участков учета.

Заказать услугу

Какие бывают бухгалтера часть 1

Эта статья появилась, как реакция на сообщения с бухгалтерских форумов. Там очень часто можно встретить начинающих бухгалтеров, ищущих ответы на вопросы: «Хочу работать бухгалтером. Что мне нужно знать», «Что должен знать начинающий бухгалтер», «С чего начать изучение бухучета». По тому, сколько людей их задают и сколько им пытаются помочь, давая советы, понятно, что вопрос актуальный.

Пишу эту статью, поскольку заметил в этих сообщениях одну закономерность и не могу о ней молчать. Считаю ее очень важной, поскольку она, на мой взгляд, вносит неразбериху в советах. Попробую сейчас объяснить, что я имею в виду.

Начнем с того, что, давая совет, люди описывают те знания и умения, которыми должен обладать бухгалтер. Например: 

«…Законы меняются со скоростью света, план счетов тоже. Бухгалтерский учет на кондитерской фабрике совсем другой, чем на автомобильном заводе или вообще, на госпредприятии…»

«…она должна ДОСКОНАЛЬНО знать учет и всю отчетность…»

«…На данном этапе бухгалтер занимается не только бухгалтерским учетом, но и финансовым, управленческим, налоговым учетом…»

«…Чтоб работать нормальным бухгалтером — обязательно спец. образование. И постоянное самообразование — все меняется каждый день…»

«…Чтобы стать хорошим бухгалтером или главбухом нужно много учиться и постоянно учиться…»

О чем может подумать начинающий бухгалтер?

Лично я это воспринимаю так: БУХГАЛТЕР представляется мне недостижимым идеалом, обладающим максимальными знаниями и виртуозными навыками. Я представляю себе такого бухгалтера в качестве Главного бухгалтера, имеющего разнообразный опыт из всех сфер деятельности.

Вот только разве эти советы помогают начинающему? Вот лично мне бы не помогли. Конечно, некие ориентиры они подсказали бы мне, но не конкретные действия в конкретных ситуациях.

Я хочу сказать – давайте употреблять правильные слова: не БУХГАЛТЕР, как собирательный образ. Это начинающим не помогает. Давайте говорить конкретно.

А конкретика заключается в том, что:

— бывают «разные» бухгалтера на предприятии.
— от размера предприятия и его штата бухгалтерии зависит объем знаний и требований для «бухгалтера»

Бывают «разные» бухгалтера

Отталкиваясь от своей практики, перечислю основных:

• Бухгалтер материального стола
• Бухгалтер кассир
• Бухгалтер банк
• Бухгалтер по взаиморасчетам
• Расчетчик по заработной плате
• Бухгалтер по основным средствам
• Бухгалтер на выписке
• Бухгалтер по учету НДС
• Бухгалтер по учету закупки товаров
• Главный бухгалтер, собирающий воедино весь бухучет

Разве все эти варианты «бухгалтеров» требуют одинаковый объем знаний? Требуется ли каждому из них знать все, что относится к бухучету, например:

• системы налогообложения, 
• заполнение отчетностей,
• умение рассчитывать зарплату,
• название и правила заполнения всех первичных документов,
• знание всех бухгалтерских счетов и проводок, 
• формирование баланса,
• формирование декларация, 
• нормативные документы и законы по бухгалтерскому/налоговому учету? 
• и др.

Не эти ли все знания подразумеваются во многих советах? Возможно ли тому, кто только встал на бухгалтерскую стезю сразу потянуть все это? До того как еще приступил к трудовой деятельности!

Разумеется, и не знать вообще ничего – тоже не выход. Такому специалисту будет крайне тяжело, как устроиться на работу, так и удержаться на ней, даже в роли бухгалтера на самый простой участок учета. Знать и уметь все же придется, либо до трудоустройства, либо во время работы в срочном порядке приедтся «добывать» знания и навыки.

Кроме как, название бухгалтерских должностей, помочь нам понять, что нужно знать начинающему бухгалтеру, может и само предприятие. Читать далее

Что нужно знать об 1С:Бухгалтерия 8. Начинающим

Представьте, выбросило вас на необитаемый остров… Нет, не так. Шансы этого невелики. Тогда представьте: посадили вас работать в «1С:Бухгалтерия 8», а вы впервые видите программу. Ситуация немногим более реалистичная (обычно начинающего бухгалтера отправляют на курсы по работе с «1С»), но, как показывает практика, случается.

Что увидит начинающий бухгалтер, когда столкнется с «1С:Бухгалтерией»? Множество ссылок и кнопок. Попробуем разобраться, с чего вообще можно начать работу с «1С:Бухгалтерией 8».

Знакомство начнем с последней версии программы: «1С:Бухгалтерии 8», ред. 3. Здесь используется интерфейс современного типа, который называется «Такси». Когда вы заходите в программу, вы видите начальную страницу и удобное меню, которое может быть сбоку (сверху или снизу – настраивается, как удобно пользователю).

Начальный экран «1С:Бухгалтерии 8»

Уже из списка меню можно понять основную функцию «1С:Бухгалтерии»: программа нужна, чтобы вести учет всем изменениям в хозяйственной жизни организации. Что-то купили, что-то продали, кого-то взяли на работу – все это отражается в «1С».

Кому-то для учета достаточно «1С:Бухгалтерии», кто-то отдельно использует «1С:Зарплата и управление персоналом» для кадрового учета и расчета зарплаты, кто-то – специальные программы для торговли или отраслевые решения. Например, конфигурация «1С:ТрактирЪ» разработана специально для управления и учета на предприятии общепита – ресторана, кафе, столовой. Такие программы учитывают специфику отрасли и их нужно меньше настраивать для работы. При этом каждую «1С» можно индивидуально дорабатывать.

Основные элементы программы – это документы, справочники и отчеты.

Справочники – это самые важные детали для составления документов. Есть справочник контрагентов: там хранятся сведения о покупателях, поставщиках и заказчиках компании, о гос.органах и т.д. Есть справочник номенклатур – здесь есть перечень и описание всех товаров и услуг, что продает компания, а также материалов, основных средств и прочего. Тут же есть справочник «Склады», благодаря которому можно понять, где что из наших товаров хранится и т.д.

Справочники в «1С:Бухгалтерии 8»

Допустим, нам надо отразить продажу товара.

Заходим в раздел «Продажи», выбираем «Реализации (акты, накладные)». Создаем документ с видом «Товары (накладная)», который поможет нам отразить не только факт продажи товара, но и расчеты с покупателями и заказчиками, и учтет НДС.

Как создать накладную в «1С:Бухгалтерия 8»

Почти все поля в документе вам не придется заполнять вручную, если у вас заполнены справочники и есть все предшествующие сделке документы. Остается выбрать из выпадающего меню нужное наименование (или помочь программе первыми буквами названия, если список слишком большой).

Выбор номенклатуры из выпадающего списка

Если какого-то элемента, на который будет ссылаться накладная, нет в «1С», его можно создать прямо из этого документа. Новый элемент справочника сохранится, и в следующий раз его можно будет просто выбрать из списка.

Создание нового элемента справочника

Когда все нужные поля заполнены, документ можно «Записать», чтобы сохранить изменения в программе, и «Провести», чтобы операции в нем отразились в бухгалтерских регистрах. Также документ можно сразу распечатать в нужной форме, чтобы отправить на подпись покупателю, а на его основании можно создать другие документы (например, выставить счет – там сразу будет внесена сумма того, что вошло в накладную).

Операции с готовым документом-накладной

Все операции, что мы производим в программе, отражаются в отчетах. Их много, они позволяют собрать и взглянуть на всю имеющуюся информацию в программе под нужным углом – это может быть как регламентированная отчетность, так и внутренний аналитический отчет. Это позволяет контролировать, верно ли ведется учет, а также следить за финансовым благополучием компании.

Виды отчетов в «1С:Бухгалтерия 8»

Объем элементов программы очень велик, и в небольших компаниях они могут быть задействованы не все. Однако создатели «1С» постарались учесть в программе все возможные ситуации, которые возникают в ходе хозяйственной жизни предприятия. Для узких задач отдельной фирмы партнеры-франчайзи могут индивидуально дорабатывать конфигурацию «1С».

Чтобы успешно работать в программе, надо знать основы бухгалтерского учета. Несмотря на то, что даже проводки программа подбирает сама и зубрить план счетов, рисуя «самолетики», больше не нужно, необходимо понимать, подходит ли вам проводка, которую создала программа при проведении документа, или же нужно изменить проводку вручную. Читая статьи, такому научиться сложно.

Поэтому, чтобы научиться работе с «1С», лучше всего совмещать теорию бухучета с практикой работы в «1С» под надзором опытного наставника. Если в вашей компании такого нет или вы не можете позволить себе тратить время на самостоятельное обучение, поможет курс «1С:Бухгалтерия 8». Практическое освоение бухучета с самого начала. Редакция 3.0».

Здесь вам тоже будет, что почитать: в подарок вы получите объемную методичку по «1С», где хранятся проиллюстрированные ответы на все вопросы начинающего бухгалтера. Используя методичку как путеводитель по вехам хозяйственной жизни предприятия, вы откроете свое ООО, разработаете для него учетную политику, разберетесь с оперативным учетом, азами учета кадров и производства и в конце «сдадите» первую отчетность.

Если вы к тому времени уже начали работать на предприятии и столкнулись с какими-то сложностями, преподаватели ответят на ваши вопросы, связанные с «1С:Бухгалтерией 8» (даже если они порой будут выходить за рамки курса).

В конце курса все участники получают сертификат фирмы «1С» об окончании курса и Диплом Учебного центра «ГЭНДАЛЬФ». Самое главное – после этого курса вы больше не будете чувствовать себя на «необитаемом острове», запуская «1С:Бухгалтерию 8».

История бухгалтера. Как я стала бухгалтером и как помогаю стать бухгалтерами другим

Автор: Зоя Сорокина

Иногда мне кажется, что большинство  работающих в бухгалтерии не ставили целью в своей жизни работать бухгалтером. Я бы сказала, что бухгалтерия сама выбирает людей… Да-да, именно так. Испытывает их на порядочность, прочность, трудолюбие. И прошедшие это испытание работают успешно и любят бухгалтерию, а она — их.

Я из семьи учителей…еще в школе  говорила маме, что тоже хочу учить детей. Мы жили в многоквартирном доме,  и уже в восемь лет я учила читать и считать пятилетних детишек, и они все хорошо читали и считали через полгода. Мне так нравилось, что они меня внимательно слушали (даже самые шаловливые мальчишки), как они радовались, когда я их хвалила… Но мама (филолог) сказала — нет. Закончишь университет, захочешь преподавать — пойдешь преподавать в институт.

Выучилась на экономиста, начинала свою деятельность экономистом в краевой больнице. Это были 90-ые годы. Модели хозрасчета, глобальные экономические перестройки и психологические тоже. Было очень интересно: работа живая, расчеты делали в нескольких вариантах, выбирали самые эффективные, потом в процессе работы все анализировали и снова  их совершенствовали. Но так случилось, что  я переехала в другой город. Это был портовый город, со своей спецификой, традициями. Устроилась работать в судоходную компанию экономистом валютно-финансового отдела.

Представляете,  бюджетная организация и морская специфика ?  Это, как говорят в Одессе, две большие разницы. Начальник отдела  сказал: берем тебя с испытательным сроком, справишься — оставим, нет — пойдешь в свой бюджет. Взяли-то меня экономистом,  но функциональные обязанности заключались в ведении валютного бухгалтерского учета. Проводки мы писали на русском языке, а заказчиками были иностранные компании и переписка  финансовая с ними вся была на английском. Было так интересно, бухгалтерские проводки работу делали более творческой.

Это был первый шаг. Я со всем справилась не только благодаря своему стремлению и полученным  во время учебы знаниям, но и благодаря опытным наставникам. Проработала четыре года, потом в компании все поняли, что мы бухгалтеры, а не экономисты, и  моя должность гордо стала называться бухгалтер.

Так я и стала бухгалтером.  Проработав пять лет, я устроилась заместителем главного бухгалтера в другую компанию, экспедиторскую. 

Потом обстоятельства сложились таким образом, что  предложили  работать заместителем начальника валютно-финансового отдела. Предприятие было очень большое, работа разносторонняя, мы занимались внедрением управленческой программы, пригодился опыт работы экономистом и бухгалтером, потому что я непосредственно занималась стыковкой документооборота между производством, финансовым отделом  и бухгалтерией.

Но как говорилось выше, бухгалтерия сама выбирает. И я снова заместитель главного бухгалтера. Потом главный бухгалтер филиала одной крупной компании. Параллельно мне предлагают преподавать в заочном финансовом институте. После работы, по выходным дням. Это же моя мечта…с детства. Проработав более двадцати лет (из них более десяти бухгалтером), я поняла, что бухгалтерская профессия очень сложная, молодых специалистов никто не хочет обучать, потому что физически для любого бухгалтера это тяжело, не хватает времени.

Мне везло в жизни —  меня учили бухгалтерии профессионалы. Они давали такие навыки за год, которые самому можно постигнуть за несколько лет работы. Я им очень за это благодарна. Имея опыт работы бухгалтером, смогу точно так же студентам на лекциях и практических занятиях  дать то, к чему они будут идти годами.

Дав согласие, продолжала работать главным бухгалтером филиала и в свободное от работы время преподавала. Мне очень нравилась и нравится сейчас работа бухгалтера. Но еще больше понравилось передавать свой опыт молодежи. И детская мечта сбылась  спустя десятки лет.

Уже больше года только преподаю. Но бухгалтерский учет всегда со мной. Такие дисциплины, как налоги и налогообложение, бухгалтерское дело, бухгалтерский управленческий учет, бухгалтерский учет, теория бухгалтерского учета — они просто  заставили взглянуть на профессию бухгалтера с совершенно другой высоты.  Когда  предложили вести бухгалтерский учет и теорию бухгалтерского учета я снова задумалась — бухгалтерия меня не отпускает. И не отказалась, поняла, что она меня снова выбрала. Всегда знала, что сложнее, интереснее бухгалтера  профессии нет. Но передавать свой опыт будущим бухгалтерам — это тоже не просто,  очень ответственно и интересно, поверьте мне.

Уважаемые бухгалтеры, я очень уважаю ваш труд, потому что знаю как практик, что он собой представляет. Всегда акцентирую внимание студентов на том, чтобы они уважали труд сотрудников бухгалтерии, если по работе тесно с ними соприкасаются. Если вы будете читать эту статью, прошу вас, когда к вам будут приходить на работу молодые специалисты, помогите им правильно «войти» в эту непростую профессию. Как когда-то в свое время помогли ее познать мне опытные бухгалтеры. Не бойтесь, вы не будете нести ответственность за правильность выбора за этого специалиста….бухгалтерия сама выберет его, если он этого достоин!

 Как когда-то она выбрала нас…

Хочу стать главбухом: советы бывалых — Контур.Бухгалтерия

Мини-руководство для тех, кто не первый год работает бухгалтером и хочет карьерного роста. С чего начать, чему учиться, как стать успешным специалистом, которого заметит и оценит директор. Советы главных бухгалтеров, психологов и справочная информация.

С чего начать?

Пообщайтесь со знакомыми главбухами, руководителями. Узнайте у них, какие качества ценятся в сотруднике на такой должности. Почитайте истории коллег и советы на форумах. Но не увлекайтесь: у каждого — своя история. Недостаточно просто хотеть — действуйте!

Полина Муртазина, бухгалтер с пятилетним стажем, рекомендует: «Работайте над своей профессиональной репутацией. Очень важно зарекомендовать себя как хорошего специалиста, который делает все на благо своей организации. Тогда вас обязательно оценят вне зависимости от опыта работы и возраста».

Как достичь цели?

Если вы решили стать главбухом, станьте целеустремленнее. Психотерапевт Олег Кузин рассказывает:

1. Представьте конкретно, чего вы хотите. Без лишних эмоций. Осознайте, что сделаете это.
2. Поймите, что за все нужно платить. Готовьтесь к тому, что, получив повышение, вы будете проводить на работе еще больше времени, отвечать за коллег, нести еще больше ответственности.
3. Почувствуйте себя  главбухом до того, как вас повысят. Получение новой должности — лишь подтверждение компетентности и опыта.
4. Рассматривайте текущую должность как фундамент для повышения, а не как место, из которого хочется сбежать.
5. Цель не должна казаться вам нереальной. Разбейте её на несколько этапов и достигайте их постепенно.
6. Страхи и амбиции постоянно борются друг с другом. Помогите себе преодолеть волнение и неуверенность. Пусть амбиции возьмут верх.

Какие качества в себе воспитать?

Займитесь самосовершенствованием. Проявите инициативу, не будьте трудолюбивым исполнителем. Берите на себя ответственность. Не переусердствуйте: может оказаться, что все дела ведете именно вы, а другие сотрудники отдела уделяют работе все меньше времени. Не стесняйтесь задавать вопросы: умный не тот, кто все знает, а кто пытается разобраться в делах.

Рамиля Тетерина, главный бухгалтер с четырехлетним стажем: «Главное — старание. И, конечно, умение слушать и воспринимать критику: исправлять ошибки, не повторять их и работать над собой».

Алла Федорова, заместитель главного бухгалтера с десятилетним стажем работы на этой должности, советует: «Чтобы подняться по карьерной лестнице, важно развивать аналитические способности, а также воспитывать в себе лидерские и менеджерские качества».

Чему учиться?

Наши эксперты рекомендуют не только практиковаться на работе, но и получать новые знания в свободное время. Рамиля Тетерина советует: «Важно изучать новые программы, облегчающие работу бухгалтера. Следить за изменениями в  законодательстве».

Изучайте новости в специализированных бухгалтерских СМИ и посещайте мастер-классы, курсы и семинары для бухгалтеров.

Полина Муртазина рекомендует эффективно использовать время, не распыляться на чтение миллиона ресурсов, а подобрать удобные: «Обратите внимание на регулярные подписки в специализированных бухгалтерских СМИ. А также нормативно-правовые базы, в которых легко найти ответы на конкретные вопросы. Эти ресурсы действительно могут облегчить вашу работу».

Справочно-правовые системы	Ресурсы с полезной информацией
актуальные законы и приказы справочно-правовые документы, эксперты по налогообложению, бухучету, юриспруденции отвечают на вопросы в течение суток	положения о бухучете помощь в подготовке отчетности в контролирующие органы аналитические статьи в соавторстве с аудиторами и представителями КО вебинары, обзоры, новости, статьи о расчете зарплаты и ведении бухгалтерии бесплатные видеоуроки для начинающих бухгалтеров

Елена Воробьева, к.э.н., налоговый консультант и член научно-экспертного совета Палаты налоговых консультантов, каждый год выпускает книгу о заработной плате в текущем году. 2013 подходит к концу, такая книга должна выйти и в 2014.

А как вы стали главным бухгалтером? Пишите в комментариях, ваши истории очень интересны.

какие бывают бухгалтера часть 2

Выбирая будущую профессию бухгалтера, следует знать, к чему готовиться, чтобы работать бухгалтером. Хочется заранее найти ответ на вопрос «Какие бывают бухгалтера». Однако, здесь нет однозначного ответа по причине большого количества вариантов и ситуаций, которые встречаются на предприятиях. Разумеется, ситуация не безнадежна. Само предприятие может подсказать о вариантах профессии бухгалтера.

Размер предприятия и его бухгалтерии определяет объем знаний и требований для «бухгалтера»

Давайте возьмем крайние случаи, поскольку они дадут более четкое представление, что требуется от начинающего бухгалтера. Все, что находится между этими крайностями – есть поиск золотой середины.

 

Первый случай. Какие бывают бухгалтера на предприятиях со штатом бухгалтерии из одного человека? Один человек, представляющий всю бухгалтерию есть никто иной, как главный бухгалтер. И в функции такого человека входит самостоятельно вести весь бухгалтерский учет: от оформления первичных документов, расчета зарплаты до составления баланса и сдачи деклараций по налогам. Здесь нужны все знания бухучета, как для оформления обычных ситуаций, так и специфичные знания – для вида деятельности и системы налогообложения.

Сразу отмечу, что для начинающего бухгалтера такой вариант на добровольных началах не подходит, даже – крайне противопоказан. Если только начинающий бухгалтер не стал «жертвой обстоятельств» или «не принял сознательное решение».

Почему для начинающего бухгалтера противопоказано сразу идти в такую должность? Потому что в бухгалтерской деятельности есть ежеквартальные сроки сдачи различных отчетов и уплаты налогов. Несоблюдение сроков или не сдача вовсе – влечет за собой штрафы и наказания.

Все эти промежуточные отчеты – это как небольшой итог работы предприятия и ведения бухгалтерского учета. У начинающего бухгалтера велика вероятность «завалить» отчетность и вызвать денежные последствия для предприятия.

Исключением для начинающего может быть только наличие у предприятия простого вида деятельности, простой системы налогообложения и небольшого документооборота, а также оперативная помощь грамотного наставника.

Часто на таких предприятиях главный бухгалтер берет себе помощника. Их даже называют замами. Функции новоиспеченного помощника разнообразны: он может быть «бухгалтером материального стола», «бухгалтером на выписке», «кадровиком», «расчетчиком зарплаты» и др.

Есть закономерность, чем «меньше предприятие», на которое берется помощник, тем больше ему нужно знать о бухучете, совсем немного о системах налогообложении и налогах. Но, при этом, нужно обладать конкретными навыками и знаниями по участку учета, на который имеется вакансия.

А могут быть и такие,  очень даже, частые ситуации. Для фирмы у которой имеется один главный бухгалтер, может скрываться несколько предприятий, где учредитель один и тот же. Имеющийся бухгалтер ведет весь бухучет по этим фирмам.

Наступает момент, когда добавляются новые предприятия или объем работ увеличивается, тогда берут еще одного. Происходит перераспределение работ между бухгалтерами. В итоге, наш новый бухгалтер будет выполнять функции главного бухгалтера для новых предприятий, со всей присущей ему ответственностью, обязательствами и требованием знаний от первички  до баланса с налогами.

 

Второй случай. Рассмотрим предприятие, где штат бухгалтеров разделен по своим обязанностям. Кто-то занимается материалами, кто-то зарплатой, кто-то реализацией, другой — оплатой поставщикам и покупателям, кто-то решает задачи по учету НДС, кто-то поступлением услуг и т.д. Как видим, бывают и разные бухгалтера на предприятиях.

Здесь необходимо смотреть на какой участок имеется вакансия. С одной стороны, могут потребоваться минимальные конкретные бухгалтерские знания (сугубо по должности), а знания нормативных документов еще меньше.

А может быть и так, к примеру, вакансия на учет НДС или расчет зарплаты. Вот тут уже придется быть готовым к самым распространенным ситуациям в учете, иметь теоретические знания по налогам. А налоговый кодекс использовать, как настольную книгу.

В имеющихся вакансиях от кандидата будет приветствоваться понимание, как в целом работает бухучет, как взаимосвязаны между собой участки, нужны будут знания оформления документов и навыки занесения их в программы.

 

Золотая середина. Другие варианты, находящиеся между первым и вторым, могут быть представлены так. Главный бухгалтер ведет участки, связанные с налогами: это НДС, налоги на прибыль и прочие налоги. Остальные участки по оформлению первичных документов делят бухгалтера по взаиморасчетам, бухгалтера материального стола, бухгалтера на реализации, кадровики, расчетчики зарплаты и т.д.

Подведем небольшой итог

1. Чем меньше предприятие на которое вы устраиваетесь в качестве помощника/зама – тем больше вам нужно знать теории бухучета и иметь навык разноски первичных документов по бухгалтерским участкам. Требуется хорошее понимание систем налогообложения с их характеристиками.

2. Чем конкретнее вакансия, тем больше вам нужно знать теории бухучета именно по ней, плюс основные знания из налогового кодекса. Необходимо иметь практический навык оформления первичных документов по этой вакансии. При собеседовании вам будет большой плюс, если вы покажете общее понимание, как работает бухучет вообще и, желательно, со спецификой этого предприятия.

3. Если «обстоятельства вас заставили» стать главным бухгалтером – вам срочно нужна помощь работающих бухгалтеров, знающих вашу сферу. Государству не интересно, что вы только учитесь. В сроки налоги не заплатили – получите и распишитесь: штрафы, пени и сам налог. 

Пока вам помогают, вы, в срочном порядке изучаете практический бухучет. К сожалению, книги вам не помогут, у вас не хватит времени. Вам нужно обучение тет-а-тет, по принципу: есть задача – вот такое решение. Параллельно вы занимаетесь самообразованием: курсы, лекции, форумы и т.д.