Плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерии

Руководители организации несут ответственность за правильное ведение бухгалтерского учёта. Но небольшие компании и индивидуальные предприниматели далеко не всегда разбираются в том, что именно нужно делать. Если им невыгодно тратить личное время или нанимать штатного специалиста на полную занятость, они могут воспользоваться бухгалтерским аутсорсингом. О чём идёт речь?

Давайте разберёмся для начала в том, что такое аутсоринг в бухгалтерии простыми словами, то есть что он собой представляет. По факту это передача ведения бухгалтерского учёта сторонней организации на основе заключённого договора. По смыслу такого соглашения вторая сторона специализируется на ведении бухгалтерской отчётности, предоставляет соответствующую услугу и берёт связанные с этим на себя обязательства.

Ключевой момент в бухгалтерском аутсорсинге – это соблюдение коммерческой тайны. Подобный пункт обязательно нужно прописать в соглашении, поскольку речь идёт о гарантии безопасности для компании-клиента.

Особенности бухгалтерского аутсорсинга

Возможность поручить другой компании ведение бухгалтерского учёта закреплена в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 2016 года. Учтите, что аутсорсинг не стоит путать с привлечением внештатного специалиста: в первом случае речь идёт о постоянной передаче определённых функций, а во втором – об эпизодическом решении конкретных задач.

На Западе это очень популярный способ ведения дел. В частности, в Штатах аутсорсинговыми услугами в сфере бухгалтерии пользуются около 92% представителей малого и среднего бизнеса.

Специфика аутсорсинга зависит от того, о чём конкретно идёт речь. Различают 4 основных вида:

• бухгалтерское консультирование – постоянная поддержка, но передача функций (по факту) не происходит, это ближе к смежной услуге;
• выборочный аутсорсинг, то есть когда передаётся решение конкретных вопросов;
• полный аутсорсинг – классика жанра, позволяющая поручить всё разбирательство, связанное с бухгалтерскими вопросами, сторонней организации;
• ведение дел от лица главного бухгалтера – вариант, предусматривающий максимальное отстранение от ситуации, однако чреват потерей контроля.

Что именно выбрать? Всё зависит от того, насколько вы доверяете сторонней организации. Перед принятием решения нужно взвесить все «за» и «против».

Преимущества аутсорсинга бухгалтерии

Для начала нужно разобраться в том, чем аутсоринг лучше штатного бухгалтера. Речь идёт о следующих плюсах:

1. У вас появится больше свободного времени. Даже при наличии штатной единицы её всё равно нужно контролировать, не говоря уже о тех ситуациях, когда разбираться с такой отчётностью приходится своими силами.

2. Уменьшается риск получить серьёзный штраф, пропустить срок сдачи отчётности в налоговую. Поскольку бухгалтерским аутсорсингом занимаются профессионалы, которые дорожат своей репутацией, то они очень строго следят и за своевременностью подачи документов, и за тем, чтобы всё было в полном порядке.

3. Уменьшаются расходы на ведение бухгалтерской отчётности. Если вы наймёте даже одного специалиста, всё равно ему придётся организовывать рабочее место, не только платить зарплату, но и в целом обеспечивать весь соцпакет, что нередко бывает довольно накладно. Но учтите, что одним бухгалтером обойтись невозможно хотя бы потому, что он способен заболеть или уйти в декрет, плюс рано или поздно наступит отпуск. Кроме того, одного специалиста некому будет контролировать. Следовательно, расходов окажется на самом деле ещё больше.

4. Вы получите доступ к грамотным инструментам налоговой оптимизации. Возможность снизить соответствующую нагрузку на предприятие есть, но далеко не все специалисты знают, как её реализовать. При бухгалтерском аутсорсинге вы получите грамотную консультацию и будете в состоянии принять верное решение. То есть с вами станут работать исключительно компетентные специалисты.

5. У вас уменьшаются риски возникновения трудовых конфликтов, поскольку на вас будет работать другая организация, а не конкретный специалист. Следовательно, меньше вероятности того, что на вас пожалуются в трудовую инспекцию, начнутся проверки.

6. Взаимоотношения с оказывающей такую услугу компанией строятся на договорной основе. В тексте соответствующего соглашения вы сможете прописать любые пункты, а если вас что-то не будет устраивать, то и переформулировать.

7. Вы станете платить за результат. В то же время штатный сотрудник получает деньги, по факту, за количество времени, проведённого в офисе. То есть речь идёт о совсем другом подходе.

8. Сторонняя организация несёт материальную ответственность за допущенные ошибки. Для вас это станет дополнительной гарантией.

Фактически, все преимущества сводятся к тому, что вашей бухгалтерией станут заниматься опытные специалисты. То есть вам не придётся волноваться по поводу налоговых проверок, штрафов, а ведь именно это – одна из самых неприятных сторон бизнеса.

Недостатки аутсорсинга бухгалтерии

Не существует решений, у которых есть только одни преимущества. У аутсорсинга бухгалтерии имеются и минусы:

1. Решение некоторых вопросов требует оперативной реакции. Для этого штатный сотрудник подходит лучше.

2. У вас будет меньше контроля над ситуацией. Нередко общение с обслуживающей компанией в основном сводится к переговорам по телефону. Хотя, безусловно, все подобные фирмы предоставляют отчёты. Плюс многое зависит от того, о чём вы договоритесь.

3. Сторонняя организация делает исключительно то, что указано в договоре. Ей нельзя, в отличие от штатного сотрудника, дать дополнительное поручение. Вернее, это возможно, но нужно будет подписывать новый контракт или создавать дополнительное соглашение к старому.

4. Если у компании – большой объём документооборота, стоимость услуг может заметно вырасти.

Подведём итоги: у ведения бухгалтерии на аутосорсинге есть свои плюсы и минусы. Окончательный выбор остаётся за вами. Но нельзя не заметить, что аутсорсинг значительно облегчает жизнь предпринимателю, избавляет его от налоговых рисков, а также от необходимости решать кадровые вопросы. Для проверки преимуществ такого решения выгоду можно рассчитать в цифрах, а минусов довольно легко избежать при правильном подходе к выбору соответствующей компании.

---

После прочтения остались вопросы?

Напишите мне на почту, заполнив форму ниже, и я помогу разобраться в проблеме! Либо воспользуйтесь одним из следующих контактов:

Телефон: +7 (920) 740-24-75 E-mail: [email protected]

Комментарии

виды, плюсы и минусы удаленного ведения бухгалтерии :: SYL.ru

В любой организации налоговый учет остается важной частью работы всего предприятия. Вот почему многие компании нуждаются в профессиональных бухгалтерских услугах. Однако не каждая фирма способна нанять такого сотрудника в штат. В этом случае есть услуга бухгалтерский аутсорсинг, преимущества которого оценили многие представители бизнеса. Возможно, вам тоже стоит оказаться в их числе.

Что это?

Чтобы принять решение о целесообразности заключения договора на бухгалтерский аутсорсинг, нужно понимать, что собой представляет эта услуга. Ведь только разобравшись в ее преимуществах и недостатках, руководитель может принять правильное решение.

По сути, это частичная или полная передача бухгалтерских функций сторонней организации, которая будет заниматься финансовым и налоговым учетом, подготавливать и отправлять отчеты в компетентные органы.

Нередко аутсорсинг бухгалтерского учета путают с приглашением стороннего специалиста в собственную компанию. Но это совершенно не так. Нужно четко понимать разницу. Ведь в случае бухгалтерского аутсорсинга компания, наоборот, передает часть собственных функций другой организации за определенное финансовое вознаграждение.

Актуальность

Каждому, кто ведет бизнес, непременно потребуется вести учет всех финансовых операций. Как минимум за прибыль придется отчитываться перед налоговой. Вот почему средние и крупные компании предпочитают нанимать целый штат собственных бухгалтеров, чего нельзя сказать о мелких организациях. Если количество финансовых операций невелико, экономически невыгодно нанимать профильного специалиста. Вот почему в этом случае актуален аутсорсинг бухгалтерского учета, позволяющий экономить на зарплате штатного сотрудника.

В России рынок этих услуг развивается относительно недавно. На текущий момент в Москве действует около полутора тысяч компаний, предлагающих бухгалтерское сопровождение, аутсорсинг и другие услуги. Это особенно удобно для среднего и мелкого бизнеса. Ведь расходы в данном случае могут быть ниже, чем на оплату наемного сотрудника.

Виды бухгалтерского аутсорсинга

Предложения компаний, предоставляющих эту услугу, можно условно разделить на четыре типа. Какой из них выбрать, каждая компания принимает решение самостоятельно, основываясь на финансовых возможностях, поставленной цели и стремлению передать бухгалтерию на удаленное ведение.

Консультирование

Это бухгалтерский аутсорсинг в самом простом его проявлении. Компании заказывают такую услугу в определенных ситуациях. К ним относится проверка штатных специалистов, а точнее качества выполняемой ими работы.

Также бухгалтерский аутсорсинг практикуется в тех случаях, когда предстоят сложные задачи, в которых текущие сотрудники не имеют должного опыта, а руководитель хочет быть уверен в безупречном результате работы. Например, это относится к сделкам с зарубежными партнерами.

Даже если действующий бухгалтер в компании справляется со своей деятельностью, периодическое консультирование со стороны более опытных коллег явно не будет лишним. Ведь в ситуации, когда налоговое законодательство регулярно обновляется, сложно уследить за всеми нюансами.

Выборочный аутсорсинг бухгалтерских услуг

В таких ситуациях руководство передает на удаленное обслуживание лишь некоторую часть всех функций. Например, возможны следующие варианты.

• Расчет оплаты труда наемных сотрудников.
• Составление отчетности.
• Подготовка налоговой декларации и т.д.

Частичное ведение бухгалтерского учета на аутсорсинг передают в тех случаях, когда руководство не планирует полностью терять контроль над финансовым учетом.

Этот вариант также пользуется спросом среди тех, кто желает освободить штатных бухгалтеров от однотипной рутинной работы или даже сократить некоторых сотрудников. Частично передавая ведение бухгалтерского учета на аутсорсинг, некоторые функции компания будет исполнять самостоятельно.

Полный аутсорсинг

В этой ситуации компания-заказчик все функции возлагает на удаленного бухгалтера. Такой вид аутсорсинга позволяет руководству вообще не нанимать штатных бухгалтеров. Возможно, таким способом удастся сократить расходы на содержание сотрудников.

Аутсорсинг от лица главного бухгалтера

Такой вид сотрудничества предоставляет сторонней организации право подписи. При этом заказчик полностью избавляет себя от работы с финансовой документацией.

Однако такой аутсорсинг бухгалтерских услуг обладает существенным недостатком. Ведь собственник бизнеса в данном случае почти полностью теряет контроль над действиями исполнителя. Прежде, чем принимать такое решение об удаленном ведении бухгалтерии, нужно тщательно все обдумать.

Особенности

Многие компании предпочитают передать бухгалтерский аутсорсинг организации, которая возьмет на себя функции финансового и налогового учета. Это позволяет сэкономить на организации рабочих мест для сотрудников. А также на крупных налоговых отчислениях, в которых нуждается каждый сотрудник.

Компании, предоставляющие услугу бухгалтерского сопровождения (аутсорсинг), имеют в штате немалое количество разных специалистов. Все они обладают высокой квалификацией. Это не только бухгалтеры, но и менеджеры, специалисты в сфере права, налоговые эксперты и т.д.

Бухгалтерский аутсорсинг (ведение налоговой и финансовой отчетности) настолько активно развивается, что многие организации с удовольствием переходят на удаленное обслуживание.

Благодаря интернет-технологиям, все данные могут храниться на облачном сервисе. Что это означает для пользователей? Руководитель организации-заказчика или другой ее сотрудник в любой момент могут просматривать бухгалтерскую отчетность. Это удобно и позволяет контролировать деятельность аутсорсинговой компании в любое время.

Любопытен тот факт, что при использовании облачного хранилища контролирующие органы не смогут получить информацию, даже если по каким-то причинам решат изъять компьютеры. Для кого-то эта особенность может оказаться значимой.

Плюсы удаленного ведения бухгалтерии

• Сокращение затрат на штатных бухгалтеров. Ведь каждому сотруднику нужно отдельное рабочее место. Предварительно его нужно оборудовать, закупив стол, компьютер и другую оргтехнику, а также установить набор необходимых для выполнения бухгалтерских функций программ. Помимо этого, за каждого сотрудника нужно делать существенные налоговые отчисления. Это не только НДФЛ, но и выплаты в Пенсионный фонд например. Аутсорсинговая компания уже имеет всю нужную для выполнения бухгалтерских функций технику, а оплата удаленной бухгалтерии – это расход, на который заказчик может получить вычет НДС.
• Качество. В компании, предлагающей аутсорсинговые услуги, все бухгалтерские процессы уже налажены. Не нужно тратить время на подбор персонала и его обучение. В компании-аутсорсере работают разные специалисты, не только бухгалтеры. Поэтому возникающие в процессе работы вопросы решаются довольно быстро. Выполненная работа проходит внутреннюю проверку более квалифицированными сотрудниками, прежде чем попадает к конечному заказчику. Это позволяет не беспокоиться за результат.
• Ответственность. Все аутсорсинговые услуги оказываются на основании договора. Его условия нужно внимательно изучить перед подписанием. Среди аутсорсинговых компаний считается нормальной практика нести ответственность за потерю документов, допущенные ошибки и т.д. Поэтому возникшие по его вине штрафы и другие расходы аутсорсер должен покрывать самостоятельно.
• Конфиденциальность. Заключенный договор должен включать пункт о неразглашении информации. Ведь все финансовые данные, которые получает аутсорсер, фактически составляют коммерческую тайну и не должны разглашаться и становиться доступны посторонним лицам.

Минусы удаленного ведения бухгалтерии

На основании вышеперечисленных преимуществ может показаться, что аутсорсинг финансового и налогового учета – идеальная услуга. Однако жизнь заставляет трезво смотреть на вещи. Не стоит упускать из вида возможные недостатки. Ведь только взвешенное решение приносит достойный результат. Итак, минусы:

• Недостаточный контроль. В отличие от штатного сотрудника, специалисты аутсорсинговой бухгалтерской компании не находятся в соседнем кабинете, поэтому наблюдать их работу в режиме онлайн проблематично. Однако при использовании интернет-технологий этот недостаток минимизируется, позволяя заказчику проверять документы с любого устройства, подключенного к Всемирной сети.
• Разглашение информации. Даже несмотря на пункт о конфиденциальности, всегда существует риск его нарушения. Финансовую информацию теоретически могут передать третьим лицам, а попросту «слить». Не исключено, что за определенное вознаграждение. Но нужно понимать, что в этом случае аутсорсеру придется нести ответственность за такую халатность, а крупные компании и вовсе не станут заниматься такой ерундой, рискуя собственной репутацией, которая приносит значительно большие доходы.
• Незнание особенностей бизнеса. В каждой сфере есть собственные нюансы. Сотрудник аутсорсинговой компании, даже в совершенстве владеющий тонкостями бухгалтерского учета, может не знать элементарных вещей, связанных с профессиональной деятельностью организации-заказчика. Однако нужно понимать, что большая часть действий финансово учета универсальны, поэтому названный недостаток нельзя считать существенным.
• Низкое качество. Есть вероятность стать клиентом некомпетентных бухгалтеров, использующих несовершенные технологии. Например, изменения финансового и налогового учета нужно отслеживать постоянно. Если пренебрегать этим рутинным действием, можно допустить ошибки в ведении бухгалтерского учета, снижающие качество услуг, оказываемых аутсорсинговой компанией.

Вывод

Каждому руководителю приходится решать вопрос об организации финансового учета в собственной компании. Выбирать приходится между наймом штатного бухгалтера и аутсорсинговым сопровождением. Преимущество второго варианта в сокращении расходов. Кроме того, компании предлагают клиентам несколько вариантов обслуживания. Например, это может быть полное или частичное бухгалтерское сопровождение. От выбранной услуги зависят дальнейшие расходы.

Плюсы и минусы перевода бухгалтерии на аутсорсинг

Чем именно хорош аутсорс бухгалтерского учета? Есть ли какие-то подводные камни в обращении к сторонним специалистам? О чем особенно важно задуматься перед тем, как заказать услугу? Рассказываем все плюсы и минусы бухгалтерии на аутсорсинге. 

Плюсы аутсорсинга бухгалтерии

Вы получаете следующие преимущества при сотрудничестве со сторонней командой специалистов:

• Экономия. Действительно, ведение бухгалтерии на аутсорсе даже по самым дорогим тарифам более рациональна, чем работа со штатными бухгалтерами. Почему? Потому что вам не нужно платить отпускные, больничные, организовывать рабочее место, закупать ПО и совершать другие сопутствующие траты.
• Безопасность. Во-первых, это безопасность утечки данных — опытные компании знают, как ее обеспечить и полностью отвечают перед вами за этот момент. Во-вторых, вы не зависите от одного человека. Бухгалтер может совершенно не вовремя заболеть, решить уволиться или, что еще хуже, вздумать вас шантажировать.
• Оперативность решения задач. Т.к. с вами работает не один человек, а целая команда, то и все вопросы, включая консультации по нестандартным ситуациям, решаются весьма оперативно.
• Актуальность информации. При большом объеме задач штатному бухгалтеру бывает трудно уследить за изменениями в законодательстве. На аутсорсе за это отвечают конкретные специалисты, поэтому все данные гарантированно актуальны.
• Защита от санкций и штрафов. В отличие от большинства штатных специалистов, команды знают больше подводных камней, могут заранее просчитать сложные ситуации и помогают подготовиться к проверкам. Почему? В первую очередь благодаря большому и разностороннему опыту, который физически не может получить один человек.

Минусы аутсорсинга бухгалтерии

На самом деле их не так много:

• Удаленная работа. Специалисты не находятся в непосредственной близости. С ними всегда можно оперативно связаться, однако вы не можете просто подойти к рабочему месту и что-то спросить.
• Время на погружение в бизнес. Сторонней компании нужно больше времени на погружение в бизнес, чем вашему сотруднику. Однако, если вы нанимаете нового бухгалтера, то сталкиваетесь с тем же самым. Только в отличие от команды с налаженными бизнес-процессами, один человек не всегда может оперативно и системно включиться в работу. 
• Опасения насчет утечки информации. Как мы уже писали выше, опытные компании, наоборот, помогают дополнительно защитить информацию. Все, что требуется от вас, чтобы убрать опасения и риски — это выбрать действительно добросовестного исполнителя, внимательно изучив его документы, опыт работ и заслуги (здесь имеется ввиду наличие крупных клиентов, положительных отзывов и т.п.).

Как выбрать исполнителя, чтобы не ошибиться?

В первую очередь, важно убедиться в том, что это не фирма-однодневка, а действительно серьезное предприятие. Узнайте об опыте работы компании, почитайте отзывы, запросите информацию о сотрудниках (образование, личный опыт и т.п.). Помните, что этим людям вы будете доверять одну из важнейших сторон бизнеса!

Не стоит пугаться того, что в подробных кейсах по бухгалтерскому аутсорсу не указывают имена клиентов и названия их компаний. Дело в том, что большинство предприятий предпочитает не раскрывать в открытом доступе особенности ведения дел и проблемы, имеющиеся в прошлом. Вы точно так же можете обговорить этот вопрос с заказчиком.

Вы решились отдать ведение бухгалтерии на аутсорс? Или может быть предварительно хотите уточнить какие-либо вопросы? Выберите подходящую услугу и свяжитесь с нами любым удобным способом для первичной бесплатной консультации. Наши специалисты будут рады помочь вывести ваши бизнес-процессы на новый уровень!

плюсы и минусы АФ Синтез

Аутсорсинг бухгалтерских услуг представляет собой перепоручение третьим лицам, ведение бухгалтерского учета.

Сегодня данный вид услуг очень популярен. Многие компании малого,среднего и крупного бизнеса предпочитают аутсорсинг штатному бухгалтеру или целому отделу.

Для начала давайте согласимся, что бухгалтерия – это область где содержится конфиденциальная, очень важная корпоративная информация. Любое необдуманное действие, малейшие ошибки и неточности, неквалифицированный подход к делу приводит от искажения отображения данных до крупных штрафов. Поэтому грамотный квалифицированный бухгалтер буквально на вес золота. Хорошо, если вы довольны компетентностью своего бухгалтера, а он доволен условиями труда и своей зарплатой.  И между вашим бизнесом и контролирующими органами полная идиллия. Вам крупно повезло.

А что делать, если у вас маленькая компания и бухгалтер на постоянной основе не нужен, слишком неоправданные расходы. Что делать, если вы уволили некомпетентного бухгалтера и сегодня, сейчас некому вести дела на предприятии. Что делать, если вроде и бухгалтер хороший, но иногда возникают спорные ситуации, которые разрешить самостоятельно он не в силах. Какой выход из сложившейся ситуации?

Ответ – аутсорсинг бухгалтерских услуг

Есть ситуации, когда такое бухгалтерское обслуживание фирм самое удобное и эффективное. Однако, чтобы не быть голословными мы рассмотрим все плюсы и минусы бухгалтерского аутсорсинга.

плюсы	минусы
Экономия на зарплате штатного бухгалтера или целого отдела бухгалтерии	Возможна утрата конфиденциальной информации
Не надо делать отчисления в фонд заработной платы	Снижение оперативности в учете. Характерно для крупного бизнеса с большим объемом хозяйственных операций
Не надо оплачивать курсы повышения квалификации для бухгалтеров	Слабоватая контролируемость деятельности компании по аутсорсингу
Экономия на аренде помещения — не надо оборудовать дополнительные рабочие места	Возможно отсутствие у организации оказывающей  бухгалтерские услуги специализации в том виде экономической деятельности, которой занимается клиент
Экономия на специализированном программном обеспечении, его постоянном обновлении
Не надо приобретать специальную литературу, справочные материалы, выписывать журналы
Не надо покупать канцтовары
Не надо общаться с контролирующими органами
Отсутствует необходимость организовывать отпуск бухгалтеру
Не надо оплачивать больничные
Исключаются трудовые споры, вопросы по увольнению, сокращению работников
Нет необходимости отслеживать изменения в законодательстве, налоговом кодексе и т.п.
В распоряжение получаете команду специалистов, за сумму в 3-4 раза меньше, чем зарплата штатного бухгалтера
Возмещение штрафов и неустоек за неправильное ведение бухучета за счет компании-аутсорсера.

 

Как вы сами видите плюсов намного больше. И их можно еще увеличить, путем преобразования пунктов графы «минусы» в графу «плюсы». Каким образом? Заключить грамотно договор на оказание бухгалтерских услуг.

С учетом вышесказанного в число пунктов договора на оказание бухгалтерских услуг желательно включить следующие:

• составление и сдача бухгалтерских и налоговых отчетов, предоставление всех нужных по закону сведений и документов в налоговую и другие контролирующие органы и фонды в необходимом объеме, и сроки, установленные законами;
• сохранение конфиденциальности информации клиента организацией оказывающей  бухгалтерские услуги;
• своевременное предоставление организацией оказывающей  бухгалтерские услуги информации необходимой клиенту по всем вопросам, касательно его деятельности;
• предоставление разъяснений налоговой по всем вопросам, которые касаются бухучета предприятия клиента;
• выплата штрафов организацией оказывающей  бухгалтерские услуги за допущенные ошибки, неправильное ведение бухучета, несвоевременную сдачу отчетов и т.п. Исключение составляют случаи, когда штрафы начислены по вине клиента – несвоевременное предоставление информации, неуплата налогов и т.п.
• другие требования, которые обеспечат полное, своевременное ведение бухучета предприятия клиента.

Стоимость бухгалтерского аутсорсинга зависит от объема выполняемых работ. Как правило, организация оказывающие бухгалтерские услуги перед заключением договора проводит анализ предприятия клиента – объем хозяйственных операций, системы налогообложения и т.п.

Зачастую оговаривается и указывается в договоре средняя сумма, которая может регулироваться раз в квартал, в полугодие или год.

Что же мы имеем в остатке?

В настоящем аутсорсинг бухгалтерских услуг в Украине постоянно развивается. И как показывает практика крупным компаниям переводить бухгалтерские услуги на аутсорсинг спорно и требует детального рассмотрения каждой ситуации. А вот для среднего и малого бизнеса аутсорсинг бухгалтерских услуг является самым оптимальным решением. Это реальная минимизация затрат на ведение бухучета при соблюдении всех требований законодательства Украины.

Таким образом, передавая бухгалтерию на аутсорсинг, организация снижает риски и повышает качество ведения бухгалтерского и налогового учета. Возможно статья «Кому доверить бухгалтерское обслуживание своей фирмы» поможет вам при выборе.

 

Похожее

Понравилась статья? Поделитесь:

Штатный бухгалтер или бухгалтерия на аутсорсинге: что выбрать?

Любая фирма нуждается в бухгалтерском сопровождении вне зависимости от специфики работы. Сегодня всё большую популярность набирает услуга аутсорсинга бухгалтерских услуг. Она заключается в ведении бухучёта сторонней организацией, а не штатным сотрудником. Что же лучше для предпринимателя: нанять штатного бухгалтера или довериться аутсорсинговой компании? Сейчас разберёмся.

Штатный бухгалтер: преимущества и недостатки

Бухгалтерия — важный аспект существования любой компании. Чтобы “бумажные дела” велись на высшем уровне, подбору бухгалтера нужно уделить особое внимание. Квалификация специалиста не должна быть ниже уровня, необходимого для ведения бухгалтерии конкретной фирмы.

Преимущества найма штатного бухгалтера

У найма штатного бухгалтера есть всего одно преимущество: специалист ежедневно на рабочем месте. То есть, все возникающие вопросы могут быть оперативно разрешены. А вот недостатков, к сожалению, больше.

Недостатки найма штатного бухгалтера

• Затраты на оборудование и обслуживание рабочего места специалиста. Предприниматель обязан выделить бухгалтеру кабинет, обеспечить условия для нормальной работы. Это влечёт за собой ряд затрат на аренду помещения, оплаты за электричество, Интернет и т.д. Зачастую в крупных компаниях услуг одного бухгалтера недостаточно, приходится нанимать нескольких, что очень затратно для фирмы;
• Работник не всегда выполняет свои обязанности “на отлично”. У бухгалтера, имеющего фиксированный ежемесячный оклад, нет стремления сделать за день больше работы и т.д. К тому же, могут быть допущены ошибки, за которые финансовую ответственность несёт сам предприниматель. Бухгалтер в таких случаях может лишиться зарплаты, премии, рабочего места, но иногда убытки в разы превышают эти суммы;
• При расширении производства предпринимателю придётся за свой счёт отправлять бухгалтера на курсы повышения квалификации;
• Риск ведения “чёрной бухгалтерии”. От компетентности работника зависит благосостояние фирмы. Бухгалтер, преследующий корыстные цели, может довести компанию до банкротства. Тем более, он не несёт материальной ответственности за убытки фирмы.

Таким образом,штатное бухгалтерское сопровождение с одной стороны удобно, а с другой — затратно и рискованно.

Преимущества аутсорсинга бухгалтерии

• Экономия. Пункт, особенно важный для новоиспечённых и малых фирм, где каждая копейка на счету. Предпринимателю не придётся тратиться на кабинет для бухгалтера, к тому же, стоимость аутсорсинга бухгалтерии в разы меньше, чем работы штатного бухгалтера;
• Профессионализм. В аутсорсинговых компаниях работают исключительно опытные специалисты, в компетентности которых можно не сомневаться. Поэтому услуги бухгалтерского учёта оказываются в полном соответствии с действующим законодательством и нормативами ведения бухотчётности;
• Постоянный доступ к новым технологиям и знаниям. Любые изменения, как технологические, так и информационные, тут же учитываются аутсорсинговыми фирмами. При работе штатного бухгалтера, например, сменой устаревшей бухгалтерской программы занимается сам предприниматель или специальный отдел, не бесплатно, конечно же;
• Минимизация риска потери имущества. До начала сотрудничества предпринимателем заключается соответствующий договор на оказание услуг. Так вот, удалённые бухгалтера несут полную материальную ответственность, при допущении ошибок они обязуются в полном объёме возместить материальный ущерб;
• Страхование ответственности. Да, аутсорсинговая компания в ответе за результаты своей работы, но как быть предпринимателю, если она внезапно объявит себя банкротом? Ответ прост: нужно подстраховаться и потребовать документальное подтверждение платёжеспособности сторонней организации. Например, на Западе любая надёжная аутсорсинговая компания готова застраховать свою ответственность на сумму от 1 000 000 долларов;
• Концентрация внимания на других, не менее важных делах. Имея дело с аутсорсинговой компанией, предприниматель не беспокоится о качестве работ, поэтому может заняться другими важными делами;
• Аутсорсинговые бухгалтерские услуги организациям — улучшают репутацию компании -клиента. Доверить сторонней компании такую ответственную работу, как ведение бухгалтерии, может только честный предприниматель, работающий по прозрачной схеме. Поэтому этот серьёзный шаг, непременно, будет оценен как клиентами, так и конкурентами.

Недостатки аутсорсинга бухгалтерии

Недостатком некоторые считают то, что специалист не каждый день бывает на фирме. Дни его присутствия оговариваются в договоре, но при возникновении сложной ситуации бухгалтер обязательно приедет и разрешит проблему.

Подводим итоги

Бухгалтер на аутсорсинге может существенно сэкономить деньги и при этом также полноценно вести бухучет и сдавать отчетность компании.

Компания «1С: БухОбслуживание. Небо» предлагает услуги бухгалтерского сопровождения по всей России. Подробнее об услугах и их стоимости Вы можете узнать здесь.

Передача бухгалтерии на аутсорсинг: плюсы и минусы

Анна Алексеева,
заместитель директора
по вопросам аудита и бухгалтерского учета
ООО «Финансовая лаборатория»

В последние годы аутсорсинг получил широкое распространение в белорусской бизнес-среде, перестав быть диковинкой. Так, фирмы все чаще передают на аутсорсинг свою бухгалтерию.

Организациям вовсе не обязательно содержать собственную бухгалтерию. Вместо этого можно воспользоваться услугой аутсорсинга, передав дела сторонней компании или частному специалисту. Такой вариант подойдет тем, кто хочет сэкономить и сделать свой бизнес мобильным, либо тем, кому некогда возиться с многочисленными финансовыми документами и бланками отчетности.

В зарубежных странах подобная практика поставлена на поток. Большинство небольших фирм (да и многие крупные!) вообще не содержат штатных бухгалтеров. И это понятно. Например, в США или Великобритании бухгалтерия — это техническая работа, сводящаяся к правильной регистрации всех средств бизнеса и заполнению стандартных форм отчетности. А такую кропотливую и точную, но не слишком сложную работу могут выполнять квалифицированные специалисты консультационных компаний. У нас же бухгалтер — человек скорее творческий. Запросы владельцев бизнеса порой просто невыполнимы. Обычно от белорусского бухгалтера требуется сделать все так, чтобы компания заплатила в бюджет сущие копейки. И налоговая инспекция осталась бы при этом довольна.

Выгоды аутсорсинга

По статистике большинство белорусских фирм предпочитают внешней бухгалтерии собственную. Тем не менее малый и средний бизнес все чаще используют услуги аутсортинговых организаций, заключая договоры на оказание необходимых им услуг. Что это дает владельцам бизнеса?

       1. Структурную и кадровую оптимизацию процессов фирмы. Необходимо отметить и то, что в противовес штатным сотрудникам компания, предоставляющая услуги аутсорсинга, не уходит на больничный, не берет отпуска или отгулы.
       2. Возможность пользоваться услугами работников с высокой квалификацией.
       3. Сокращение площадей, арендуемых для ведения бизнеса.
       4. Уменьшение налоговой нагрузки: благодаря использованию аутсорсинга фонд оплаты труда значительно сокращается, а вслед за этим и страховые отчисления становятся меньше.

Чем и кому выгоден бухгалтерский аутсорсинг?

Если говорить конкретно о бухгалтерском аутсорсинге, то, во-первых, это реальная экономия на расходах. Если вы полностью поручаете бухучет сторонней фирме, у вас уже нет необходимости содержать свою бухгалтерию.

Во-вторых, чаще всего такие услуги оказывают аудиторские компании. В результате бизнесмен получает не только бухгалтера, но и аудитора, консультанта по вопросам налогового учета, специалиста в области трудового законодательства, квалифицированного юриста.

В-третьих, отдать бухучет сторонней организации можно на любом этапе деятельности и в каком угодно состоянии. Например, если главный бухгалтер уволился перед самой сдачей баланса, а на поиск нового специалиста у вас просто нет времени, то аутсорсинг бухучета — неплохой выход из затруднительного положения. Конечно, придется заплатить двойную, если не тройную цену, но это того стоит, ведь отчетность будет составлена грамотно и сдана вовремя. К тому же при аутсорсинге предоставляются гарантии и страхуются риски.

В-четвертых, аутсорсинг бухгалтерских услуг зачастую удобен и выгоден компаниям, занимающимся несколькими видами бизнеса. Скажем, найти бухгалтера, хорошо разбирающегося и в строительстве, и в торговле, и в оказании услуг, практически невозможно, а держать пять бухгалтеров в штате — накладно. При аутсорсинге же таких проблем не возникает. Предприниматель ставит перед аудиторской компанией четкую задачу: организовать бухгалтерию в конкретной фирме, со всеми ее особенностями.

Кроме того, аутсорсинг выгоден тем, кто занимается сезонным бизнесом (не будешь же каждый квартал набирать новый штат финансистов!). Использование внешней бухгалтерии эффективно и при реализации инвестиционных проектов, когда инвестор и управляющий — не одно и то же лицо. В этом случае проще обеспечить независимость учета и ввести механизм контроля за освоением инвестиций.

Итак, аутсорсинг выгоден тем, кто только начинает свой бизнес, инвесторам, заинтересованным в независимом контроле за ходом инвестпроекта, а также предпринимателям, которым необходимо восстановить бухучет или сократить свои расходы.
Следует отметить, что за каждым заказчиком закрепляется персональный главный бухгалтер. При этом клиент аутсорсинговой компании при наличии спорной (сложной) ситуации может обсудить за «круглым столом» наболевшие вопросы, выслушать мнения нескольких высококвалифицированных специалистов, что поможет принять правильное решение.

Каждая компания, предоставляющая услуги аутсорсинга, стремится быть лучшей, постоянно совершенствуя качество оказываемых услуг, находить общий язык даже с самыми трудными клиентами, искать неординарные решения поставленных задач, ориентируясь на выявление и удовлетворение действительных нужд и пожелания клиента. Самое главное для аутсорсинговой компании — ее деловая репутация перед партнерами и госорганами, которая не может ставиться под сомнение никогда.

Риски аутсорсинга

Самый главный риск — вы открываете все сведения о своей деятельности посторонним лицам. Поэтому, если предприниматель опасается, что данные о его компании могут попасть в руки конкурентов, ему лучше заранее проверить благонадежность и порядочность внешних бухгалтеров. Конечно, конфиденциальную информацию можно получить и из других источников, но в случае с аутсорсингом такие материалы бизнесмен передает в чужие руки добровольно.

Еще один аргумент против использования внешней бухгалтерии — отсутствие контроля за деятельностью фирмы или специалистов, предоставляющих бухгалтерские услуги. Счетовода, который состоит в штате компании, руководитель может полностью проверить и организовать его работу так, как ему удобно. Через предпринимателя проходят все бухгалтерские документы. И пусть даже бизнесмен не всегда хорошо разбирается в отчетности, но то, что он лишний раз проконтролирует своего сотрудника, пойдет всем только на пользу. А вот при использовании внешней бухгалтерии предприниматель практически изолирован от подготовки и сдачи отчетности, что может повлечь за собой самые неприятные последствия.

Вот что рассказал один из клиентов аутсорсинговой организации: «У нас была небольшая фирма, осуществлявшая экспорт продукции со склада в Республике Беларусь. Офис был очень маленький, там работали всего трое сотрудников. Иметь собственную бухгалтерию было просто невыгодно. Из двух вариантов — бухгалтер-надомник или фирма — выбрали второй. Услуги чуть дороже, но мы думали, что фирма — более надежный вариант. И заключили договор, согласно которому еженедельно представляли все наши первичные документы. Каково же было удивление, когда мы узнали, что в течение полугода от нашего имени в налоговую инспекцию шли нулевые отчеты! У нас прошла выездная налоговая проверка, которая выявила кучу нарушений».

По этой причине настоятельно рекомендуем периодически запрашивать у аутсорсинговой организации отчеты о деятельности вашей фирмы, например, по форме, разработанной вами с учетом специфики деятельности.

Впрочем, подобных проблем можно избежать. Заключая договор с компанией, оказывающей аутсорсинговые услуги, разумно передавать документы по описи или просто предоставлять копии.

Когда все оформлено по правилам и бизнесмен пользуется услугами специализированной компании, следует урегулировать порядок возмещения вреда. Если фирма недобросовестно подошла к выполнению своих функций, в результате чего вашей компании был нанесен ущерб, она должна возместить потери — платит тот, кто «напортачил». К слову, ответственность фирмы-исполнителя перед заказчиком предусмотрена гражданским законодательством.

И последнее. Когда предприниматель заключает договор, компания обещает, что ваш учет будут вести «специалисты самой высокой квалификации». Но на практике небольшие фирмы, оказывающие аутсорсинговые услуги, привлекают кадры с весьма сомнительной квалификацией — они дешевле. Вести отчетность и весь бухгалтерский учет поручается не аудиторам, а тем же самым бухгалтерам-надомникам. Результаты могут быть плачевными. И если возникнет конфликтная ситуация, существует опасность просто не найти концов. Привлечь к ответственности нерадивого бухгалтера невозможно — скорее всего, с фирмой его не связывают договорные отношения.

Как избежать неприятностей?

Если предприниматель решит отдать бухучет в руки специализированной компании, ему стоит побольше узнать о ней. И здесь возникает проблема выбора аутсорсинговой фирмы или специалиста.

Лучший вариант — воспользоваться рекомендацией коллег, партнеров, знакомых или друзей. Если такой возможности нет, то информацию придется искать самостоятельно. Конечно, обращаться в детективное агентство не нужно. Чтобы сделать правильные выводы, зачастую достаточно проанализировать информацию, которую фирма сама предоставляет о себе.

Несмотря на то что услуги аутсорсинга не лицензируются, чаще всего их оказывают аудиторские компании. Поэтому прежде всего узнайте, есть ли у работников фирмы аттестаты аудиторов на осуществление аудиторской деятельности. Кроме того, играет роль время работы компании на рынке, наличие у нее различных сертификатов, дипломов. Кстати, количество услуг аутсорсинговой фирмы тоже имеет немалое значение. Соответственно, чем шире их спектр, тем лучше — тогда компания сможет решить гораздо больше задач.

Довольно часто между бухгалтерскими компаниями и различными госорганами складываются, так сказать, неформальные отношения. Однако охватить все службы, скажем, налоговой инспекции невозможно. Поэтому есть смысл подбирать аутсорсинговую компанию в зависимости от того, где предприниматель или фирма состоят на учете и где у аутсорсеров есть связи. Тогда внешние бухгалтеры будут с легкостью решать все проблемы в официальных структурах.

Помимо этого, необходимо уточнить, кто именно будет готовить вашу отчетность. Специалист, который станет вести бухгалтерию, должен быть сотрудником фирмы. Не лишним будет познакомиться с ним напрямую и выяснить его профессиональный уровень. Диплом просить вовсе не обязательно — это прерогатива работодателя, а вот задать специалисту несколько специфических вопросов предпринимателю не мешало бы.

В заключение хочется отметить: поставщиков у любого предприятия могут быть сотни, а вот аутсорсер бухгалтерии — только один. Затраты предприятия на аутсорсинг бухгалтерского учета — невысокая плата за уверенность владельцев, клиентов и партнеров в стабильном положении компании.

«Финансовый директор» № 11-2012, стр. 61-63; Скачать в PDF

---

Аутсорсинг бухгалтерии: плюсы и минусы

Аутсорсинг бухгалтерии все более распространенная практика в бизнес-среде Беларуси. Благодаря тому, что сфера бухгалтерских услуг активно развивается, можно подобрать компанию или частного специалиста, чтобы доверить им ведение своих финансовых, учетных дел. Рассмотрим плюсы и минусы решения передать бухгалтерию на аутсорсинг.

Преимущества аутсорсинга бухгалтерии

Аутсорсинг бухгалтерии широко распространен в малом, среднем бизнесе. Это объясняется неоспоримыми преимуществами для них:

1. Структурная, кадровая оптимизация всех процессов деятельности компании. Отличительная черта сотрудников, предоставляющих услуги аутсорсинга, — им не нужен больничный, отпуск, отгул. Это не тормозит процесс получения отчетности.
2. Использование услуг сотрудников с высокой квалификацией.
3. Минимизация площади, которая арендуется для бизнеса.
4. Снижение уровня налоговой нагрузки. Ввиду применения аутсорсинга существенно снижается материальный фонд для оплаты труда работников. Благодаря этому уменьшаются страховые отчисления.

Бухгалтерский аутсорсинг — реальная экономия на расходах, поскольку владельцу компании не придется держать штат сотрудников, работающих в отделе бухгалтерии.

В большинстве случаев услуги аутсорсинга предлагают профессиональные аудиторские компании. Поэтому владелец бизнеса получает не только бухгалтера, но и аудитора, консультанта по налоговому учету. Некоторые компании также способны параллельно решать юридические вопросы.

Кому выгодно использовать услугу?

Отдать ведение бухучета сторонней компании можно независимо от этапа деятельности фирмы, ее финансового состояния. Например, если произошло увольнение главного бухгалтера накануне сдачи баланса, решить эту проблему быстро удастся с помощью аутсорсинга, а не поиска нового специалиста на должность бухгалтера. Конечно, оплата в этом случае возрастет ввиду срочности.

Большую пользу от аутсорсинга получают компании, которые ведут сразу несколько видов бизнеса. Если вся деятельность разносторонняя, то бухгалтеров придется искать, скорее всего, разных, что финансово невыгодно.

Также к аутсорсингу прибегают компании, ведущие сезонный бизнес, организации, где инвестор и управляющий — это не один и тот же человек. Выгода — обеспечение независимости учета, ведение механизма контроля над работой инвестиций.

Каждый заказчик аутсорсинга получает персонального бухгалтера, который будет вести работу над его проектом.

Риски решения

Главным риском решения отдать бухгалтерию посторонней компании — открытие всех сведений о своей деятельности третьим лицам. У предпринимателей могут возникать опасения, что его данные окажутся в руках конкурентов или заинтересованных лиц.

Еще один аргумент против применения внешних услуг по ведению бухгалтерии — никакого контроля работы специалистов. Штатного бухгалтера можно дополнительно проконтролировать, а работников аутсорсингового предприятия — нет.

Как избежать неприятностей при аутсорсинге бухгалтерии?

Заказывая бухгалтерские услуги в Минске у сторонней компании, вы должны обязательно заключить официальный договор, чтобы урегулировать возмещение убытков (если таковые будут).

Документы нужно передавать строго по описи. Если не желаете, чтобы в посторонних руках оказывались важные документы, просто предоставляйте копии. 

Систематически рекомендуется запрашивать у организации отчеты о финансовом состоянии фирмы по заранее оговоренной форме, а также проверять, какие документы отправляются в налоговую.

При выборе аутсорсинговой организации воспользуйтесь рекомендациями коллег или партнёров, внимательно изучите отзывы о деятельности фирмы, ее спектр услуг. Не лишней будет информация об образовании сотрудников. Познакомьтесь лично со специалистом, который будет вести вашу документацию, и задайте ему несколько специфических вопросов, чтобы быть уверенным в его профессионализме. Отдельно уточните вопрос, является ли специалист сотрудником компании или он не в штате. Избегайте последнего: в случае возникновения спорной ситуации привлечь к ответственности виноватого будет сложно.

Выбрав компанию, не меняйте партнера, если вы сработались с ним. Аутсорсинг бухгалтерии лучше доверять одним и тем же специалистам, поскольку они уже разобрались в специфике работы компании и важных нюансах деятельности. Чтобы найти организации, которые предлагают бухгалтерские услуги в Минске, воспользуйтесь каталогом TAM.BY.