Советы для тех, кто ничего не успевает — The Village

Максимальная продуктивность означает, что вы делаете своё дело (торгуете, таксуете или танцуете), затрачивая минимально возможные усилия. Если при этом требуется прилагать усилия и преодолевать сопротивление, значит, на
вашем пути существуют преграды и барьеры. Во владении способами преодоления препятствий и помех, то есть всего, что мешает нам или затрудняет движение вперёд, и заключается секрет повышения продуктивности.

Я обучаю людей оптимальным методам поведения, основанным на тщательно разработанной системе. Они созданы для того, чтобы все мы чувствовали себя лучше. С начала 1980-х годов эти методы прошли всестороннюю проверку, доказав свою эффективность — и для людей, и для компаний. Этапы их создания и тестирования описаны в моей первой книге Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Её успех подтвердил со всей очевидностью: люди самых разных культур и профессий в самых разных странах нуждались в такой информации и жаждали перемен. 

Как составить список дел

Как-то я пережил очередную Ослепляющую Вспышку Осознания Очевидного: у многих людей появилась аллергия к «организованности», потому что они постоянно терпят неудачи, пытаясь использовать списки дел. Эти списки неэффективны, поскольку представляют собой попытку сжать очень разные дискретные действия в одно событие. А когда упрощаешь что-то слишком сильно, всё начинает казаться ещё более сложным. Да, никому из нас не нравится то состояние, когда на тебя наваливаются все проблемы мира, а потому мы, конечно же, ощущаем определённое облегчение, составив список дел. Но в качестве долговременной стратегии такие пожарные меры не работают.

Обычно, пытаясь составить список дел, люди смешивают все пять фаз, определяющих понятие «потоки работ»: сбор, обработку, организацию, ревизию и исполнение. Они одновременно пытаются извлечь данные из головы, осознать их значение, расположить в определённом логическом или ином обоснованном порядке, немедленно сопоставить, оценить и сравнить друг с другом, а затем выбрать для выполнения «наиболее важное». Поступая так, люди обычно вознаграждаются краткосрочным чувством ложного облегчения, но по-прежнему остаются уязвимыми перед тем, что не замечено, не обработано, не изучено и недооценено. За многие годы исследований я пришёл к выводу, что
каждым этапом управления потоками работ лучше заниматься отдельно.

Найдите пять минут, возьмите ручку или карандаш и выплесните на бумагу всё, что возникнет у вас в голове. Ничего не анализируйте и не структурируйте. Позднее вы поймёте, что значит каждый пункт, если он вообще что-нибудь значит. Пока просто «выгружайте данные». Позвольте себе обрести определённую свободу и перестать заниматься несколькими делами одновременно. Подойдите к делу творчески, помечтайте, но главное — запишите всё, не чувствуя при этом обязательств выполнить это в полном объёме на самом деле! А когда будете готовы перейти к реализации задуманного, вернитесь к пунктам списка, определите их значимость и решите, что можете сделать по каждому из них.

Как расставить приоритеты

Меня часто спрашивают: «Как установить приоритеты в делах?» Я отвечаю всегда одинаково: «А о каких делах идёт речь?» Для того чтобы определиться с приоритетами, вы должны иметь точку отсчёта: ясно понимать, что именно хотите обеспечить, достичь или испытать, и в полной мере осознавать то, что делаете.

Реалистично оценить состояние собственных дел можно, ответив на шесть следующих вопросов в порядке возрастания их сложности.

 Каковы ваши текущие задачи? К ним относятся физические действия, которые вы предпринимаете для выполнения своих обязанностей: телефонные звонки, переписка по электронной почте, переговоры, командировки, мозговые штурмы и так далее. Обычно у каждого человека найдётся от 100 до 200 подобных дел ежедневно.

 Каковы ваши текущие проекты? Имеются в виду результаты, которых вы сами себе пообещали достичь. Причём для их достижения нужно выполнить более одного действия (например, сменить резину на автомобиле, отправить детей в летний лагерь или купить компанию). У большинства людей можно насчитать от 30 до 100 подобных проектов.

 Каковы ваши текущие зоны ответственности? Обычно их бывает у каждого из нас от10 до 15. Это либо основные области работы (управление персоналом, управление активами, обслуживание клиентов, планирование и так далее), либо ключевые категории личной жизни (финансы, здоровье, семья, хозяйство, карьера, отдых и так далее).

 Как ваша работа и личная жизнь изменятся в следующем году? Здесь необходимо перечислить всё, чего вы собираетесь достичь в течение ближайших месяцев (цели, желаемые перемены, большие проекты и так далее ).

 Как с течением времени будут меняться ваша организация, карьера и личная жизнь? Здесь речь идёт о крупной картине — общем стратегическом видении вашего будущего через несколько лет.

 Зачем вы пришли в этот мир? В чём состоит ваше предназначение — цель «работы» в качестве человеческого существа?

Если вы проведёте полную инвентаризацию обязательств, проблем и проектов на всех шести уровнях, то довольно точно определите свои дела. Хотя я знаю очень мало людей, которые в наше время приблизились к такому полному пониманию.

Многие люди смутно ощущают, что хотят в будущем делать нечто другое или стать кем-то иным. Однако, не осознав своего реального положения на всех уровнях жизни сейчас, они будут вынуждены, как «Летучий голландец», вечно носиться по волнам. При этом даже начальное понимание и осмысление того, чем вы занимаетесь и дышите сегодня, откроет двери естественному вдохновению и творчеству, готовя грядущее — без каких-либо дополнительных усилий с вашей стороны.

Как разгрузить голову

Продуктивнее всего — думать настолько мало, насколько это возможно, но ровно столько, сколько необходимо. Как можно перестать думать? Несколько раз в день вам, вероятно, нужно переоценивать все действия, необходимые для того, чтобы завершить то, что вы пообещали сделать. Как минимум раз в неделю нужно проводить тщательный анализ всех проектов и очередных шагов по их реализации. Ежемесячно или раз в два месяца вам, возможно, требуется просматривать список всех зон ответственности в работе и личной жизни, чтобы убедиться в наличии необходимых проектов. Неплохая мысль — раз в год взглянуть на предстоящие 12–18 месяцев и сформулировать, что вы хотите получить по их истечении. И конечно, каждые несколько лет вам (и вашим партнёрам) стоит переосмысливать собственные взгляды на жизнь. Понять смысл жизни — это значит выяснить своё предназначение на планете. Если вы на самом деле уже осознали его однажды, этого будет достаточно, хотя, вероятно, придётся регулярно его переосмысливать, чтобы встряхнуть свою память.

Выработав полезную привычку еженедельной перегруппировки дел, вы обретёте уверенность в том, что в своё время подумаете обо всём и ничто не ускользнёт от вашего внимания. Если не делать еженедельного анализа проектов, на вас постоянно будет давить чувство, что вы должны думать обо всём. Это отнимает время и иссушает мозг. Если у вас есть проблемы с достижением состояния «в зоне ожидания» или «разум как вода», спросите себя, на каком уровне вам нужно сфокусироваться и хорошенько поразмыслить. А потом просто сделайте это. Выполните данное упражнение. Дело стоящее — дерзайте!

Как пережить неудачу

Неприятные обстоятельства, которые, как нам кажется, мы не контролируем (падение рынка, людские каверзы и прочее), могут любого из нас всерьёз и надолго выбить из равновесия. Иногда и вовсе возникает ощущение, что вы проснулись на поле для регби и теперь прорываетесь сквозь толпу соперников, которые крупнее, наглее, злее и быстрее вас. Но самое отвратительное заключается в том, что при этом вы абсолютно не понимаете: почему вы здесь? Вы чувствуете, что сбиты с толку, у вас всё болит, вы в крови, и кажется, что дальше будет только хуже!

Что нужно сделать, чтобы вновь обрести контроль над собой? Во-первых, вам придётся принять правила игры и понять цель своего участия в ней. Как только вы увидите мишень и поймёте, как в неё попасть, вам сразу станут безразличны толчея на поле, болезненные пинки и кровавые ссадины. Теперь вам брошен вызов! Но даже зная, куда двигаться, вы можете чувствовать себя парализованным и несвободным до тех пор, пока не определите свой следующий шаг. Налево или направо — пас или ход. В этот момент важнее всего понять, каким будет очередное действие. Итак, чтобы достичь ясности и с радостной самоотдачей заниматься своим делом, вы должны: 1) знать желаемую цель или результат; 2) решить, каким должен быть следующий реальный шаг в нужном направлении, — и сделать его. 

Вы только что потеряли работу. Какой вы хотите видеть вашу будущую карьеру и как приступить к воплощению этого представления на практике? У вас только что резко ухудшилось здоровье. Как вам хочется себя чувствовать и что для этого нужно сделать? Если ваш мир вдруг перевернулся, что на данном этапе для вас означает успех и какие действия теперь помогут вам двигаться к нему? Очень просто попасть в ловушку мысли о неизменности игры, считая, что продолжают действовать старые правила: «Я всегда делал только так. Кто посмел испортить игровую площадку?!» Успех в жизни гораздо сильнее зависит от того, насколько быстро вы можете принять новую игру и вступить в неё, чем от вашего мастерства в любой из прежних игр.

Как разобрать почту

Недавно, консультируя одного успешного руководителя, я столкнулся ещё с одним хитрым, хотя и редким вариантом «ловушки занятости». Вам, должно быть, знаком этот синдром: «Делая только что-то одно, но с полной самоотдачей, я не тревожусь по поводу всех остальных вещей, которыми мне, вероятно, следовало бы заняться». 

В папке «Входящие» у этого руководителя оставалось ещё не менее десятка сообщений, хотя накануне вечером он уже обработал несколько сотен писем. Кроме того, он выделил категорию «сообщений, требующих практических действий» (для ответа на которые нужно было потратить больше двух минут), и хранил такие письма отдельно. Я настаивал, чтобы он прекратил использовать папку «Входящие» для хранения почты и смог почувствовать, каково это — увидеть её совершенно пустой. Мне удалось убедить его переместить последние сообщения туда, где он хранил все остальные. Вы бы видели, как он засиял, увидев результат: «Ух ты! Теперь всё, что мне нужно сделать, у меня перед глазами! Теперь я могу заниматься почтой в начале дня, и это будет легко. А новые сообщения можно будет сразу же оценивать в контексте всего остального. Они перестанут теряться, работа над ними пойдёт своим чередом. Раньше я не мог выпутаться из этого, а теперь нашлось такое прекрасное решение».

Обычно мы обращаемся к информации, хранящейся в нашей голове, опираясь на критерии «свежести» (последнее по времени) и «громкости» (наиболее эмоциональное), а это не самая эффективная классификация файлов. И если ваша система напоминаний о действиях хаотична (наклейки на мониторе, записки на столе, бумажки на кресле), импульс рабочей энергии уведёт вас в сторону самого лёгкого дела из тех, о чём напоминает окружающая обстановка. Назойливая близость напоминания — не лучший критерий отбора того, чем действительно нужно заняться. В очистке нашей психической «карты памяти», в возможности увидеть весь объём работы в одном месте и в выборе того, что нужно делать дальше, есть дополнительное преимущество: если вы сами можете выбирать работу, намного легче вовсе не работать!

Как сделать жизнь лучше

Есть простой способ стать непобедимым: стремитесь делать всё, что вы делаете, наилучшим образом — и начните прямо сейчас. Чтобы обрести неуязвимость, о которой я говорю, вы должны пройти через врата абсолютной уязвимости, поскольку, выдвигая подобное требование к себе, вы подвергаетесь определённому риску. Нужно не «быть лучшим», а «делать наилучшим образом». Попытка стать лучшим означает немедленное возникновение багажа в виде борьбы, эгоизма и самобичевания, приводя к жизни в формате «победа/поражение». А вот стремление делать наилучшим образом — это динамичный, всё меняющий опыт, доступный в любое время каждому из нас. Это активная вовлечённость в свою жизнь и работу, это гибкое поведение и позитивная позиция. Руководствуясь такими принципами, вы победите. Непременно!

Как определить и выбрать лучшее из того, чем вы можете заняться прямо сейчас? Этот вопрос можно задать себе независимо от того, какое действие и на каком уровне вы выполняете. «Лучшее» не значит «идеальное» — это просто лучшее из того, что можно сделать в данный момент, учитывая имеющуюся информацию и ресурсы. Приготовьте лучший соус для спагетти из ингредиентов, имеющихся у вас под рукой, используя все свои навыки, прямо сейчас. Проведите лучшее совещание, которое возможно в данных обстоятельствах и в данный момент. Разговаривая с другом, супругой, мамой или сыном, сделайте так, чтобы ваше общение с ними стало лучшим из возможных.

Книга предоставлена издательством «Манн, Иванов и Фербер»

Дэвид Аллен: Как привести свою жизнь в порядок

В посте мы приводим некоторые выдержки из интервью журнала «The Atlantic» с Дэвидом Алленом, гуру в сфере GTD, автором популярной книги «Как привести дела в порядок».

Дэвид рассказывает, об окружающем нас информационном потоке и о том, как бороться с информационными перегрузками, если они существуют на самом деле.

Бьюсь об заклад, Дэвид, что большинство людей, читающих сейчас эту статью, чувствуют себя погрязшими в делах: почта, сообщения, звонки — на связи 24 часа в сутки. Стресс на сегодняшний день принял другие формы?

Люди сейчас чувствуют себя перегруженными потому, что они не испытывают настоящего стресса, который испытывали наши предки в течение достаточно большого отрезка истории. Главной целью было — выжить. И что интересно, именно такая кризисная ситуация заставляла человека вести себя более спокойно: быстро собирать и обрабатывать информацию, быстро принимать решения и прислушиваться к своей интуиции. Они фокусировались только на одном — выжить любой ценой!

Но когда вы лишены этого кризиса, то окружающий мир начинает захлестывать вас мелочами, вы находитесь в центре наводнения: налоги повысились, замучила простуда, принтер жуёт бумагу… И ещё весь этот хлам из наших электронных устройств 24 часа в сутки 7 дней в неделю!

Для того чтобы справиться с этим потоком, нам нужно вернуть себе способность принимать быстрые решения и распределять ограниченные ресурсы. В целом, ничего не изменилось с давних времен. Отличие лишь в том, насколько больше решений должны принимать люди сейчас.

Если вы не можете сфокусироваться на чём-то, нужно научиться различать, что значимо для вас сейчас в вашем мире. Как же расставить приоритеты во всём том хламе, который нас окружает? Вам нужны интеллект-карты, по которым вы будете ориентироваться. Должна быть карта, которая расскажет вам, что вы должны делать в ближайшие три года, а что в ближайшие три минуты. И это разные карты. В принципе, хорошую службу может сослужить и ваш календарь. Главное, чтобы он отвечал на вопрос: на что я должен обратить внимание сейчас?

А какими инструментами лично вы пользуетесь для более продуктивной работы?

Я использую Lotus Notes, потому что мы используем его в качестве корпоративного приложения. Мой друг Эрик Мак разработал расширение, благодаря которому я могу здесь же удобно пользоваться календарем, почтой и списком дел. Синхронизируется это всё с моим BlackBerry, потому что мы пока не настроили эту возможность для iPhone, но мы стараемся исправить это недоразумение как можно скорей.

Я использую TheBrain и MindManager. Они отличаются по функционалу и служат для решения разных по сути вопросов.

Что ещё? Ещё у меня есть маленькая записная книжка. Идеи иногда настигают в самых неожиданных местах, и нужно срочно их записывать. Поэтому бумага остается в моей жизни как самый простой способ быстро что-то зафиксировать.

Но я продолжаю искать и новые инструменты, которые помогут мне в управлении временем и мозговыми ресурсами. Например, мой iPad начал понемногу превращаться из игрушки в довольно функциональный гаджет. Но он всё ещё очень неповоротлив, мне нравится только одно приложение от Adobe, в котором можно рисовать простейшие фигуры. Можно поиграться с ним, но оно пока не может заменить обычную маркерную доску. Так что я далек от высоких технологий в этом плане. Ещё пользуюсь пакетом Microsoft Office. Работаю на Mac, но у меня стоит программа Parallels.

А если говорить о реальных, не электронных инструментах?

О, у меня есть реальная корзина, куда я складываю все свои записи. Это мой спаситель, это корзина под названием: «Я не хочу думать обо всём этом сейчас». Главное, не забывать возвращаться к этой корзине,  пока там всё не заплесневело. И хотя 80% своих записей я просто выкидываю, но это очень хорошо освобождает голову: бросил в корзину и забыл, потом вернулся и решил, нужно это или нет.

Было бы конечно неплохо всё это проделывать в электронном виде. Но есть проблема, которую можно охарактеризовать так: с глаз долой — из сердца вон! Физическая реальная корзина постоянно маячит у вас перед глазами, а про электронный хлам легко забыть. Я знаю немало людей, которые на «ты» с высокими технологиями, и при этом они возвращаются к бумаге, потому что это гораздо более очевидно. Нужно обладать неслабой силой воли и самодисциплиной, чтобы возвращаться к тому, что валяется где-то в компьютере.

Сейчас много говорится о том, что мы подвержены информационной перегрузке. Что вы можете сказать по этому поводу?

Что такое информационная перегрузка? Если бы она действительно была, вы могли бы зайти в библиотеку и упасть замертво. Или зайти в Интернет и взорваться, разлетевшись на мелкие клочки.

На самом деле, место, которое наиболее насыщено информацией является одновременно наиболее расслабляющим — это природа. Так много различных картин, звуков и запахов окружают нас. Кстати, вы слышали о сенсорной депривации? Можно просто сойти с ума, если долгое время не ощущать всего этого.

Тут дело в другом. В природе множество вещей, которые несут информацию, но только некоторые из них по-настоящему значимы для нас, например: животные, ягоды или крапива. Проблема с электронной почтой не в том, что она содержит много информации, а в том, что на основе этой информации мы должны совершить какое-то действие или принять какое-то решение. Причём получая письмо, неважно от кого: от двоюродного брата или от босса, вы, ещё не открыв его, готовитесь к тому, что от вас потребуются действия. Вы уже прокручиваете в голове варианты, что может содержать это письмо: «это может важно, очень важно, это заставит меня изменить планы…» А теперь умножьте эти мысли на то количество писем, которое вы получаете в день.

Кроме того, фактором стресса и сильным тормозом производительности являются рассеянные мысли, неумение сконцентрироваться. На работе вы думаете о домашних делах, а дома — о работе. Вы везде и вы нигде. И на протяжении всего дня вас сопровождает сверлящее чувство тревоги.

И снова ничего особенно не изменилось, кроме частоты с которой это происходит. За 72 часа мы с вами можем получить столько информации, которая сменит нашу направленность действий и приоритеты, сколько наши родители не получали за месяц. В 1912 году кто-то говорил про телефон так же, как сейчас говорят про е-мейл: «о, он испортит качество жизни», «беседы станут поверхностными и незначимыми», «все будут только отвлекаться на него»! Знакомо, да?

А в 1983 году человек, у которого в кармане был маленький ежедневник, считался чуть ли не гиком в сфере продуктивности.

Наш журнал публиковал много статей на тему возможного влияния технологий на человеческие знания и способность мыслить. Например: «Google делает нас глупыми?» Как вы думаете человеческая мудрость и способность к размышлениям меняется в лучшую или в худшую сторону?

Ну у вас же наверняка были в детстве энциклопедии. И вы даже читали их в надежде узнать больше о мире. Что изменилось, кроме того, что доступ к знаниям стал в огромное количество раз проще? Мы живем в великое время, я думаю, это сказочно, что мы можем вот так запросто общаться, находясь при этом в разных точках Земного шара.

Подумайте только, какого успеха мог бы добиться человек, с процессором в голове! При условии, что он будет такой один, конечно. А вот если вы останетесь последним человеком на Земле, вам уже  не понадобятся ни планировщики, ни вообще GTD.

Ответьте, пожалуйста, на главный вопрос, что же самое главное нужно запомнить человеку, чтобы он мог почувствовать полный контроль над своей жизнью?

Всё должно быть выгружено из вашего мозга на внешние носители. Я не знаю, что может быть проще! Зафиксируйте то, что важно (даже потенциально), уточните, что эти вещи означают для вас, а ещё сохраняйте результаты, чтобы всегда могли вернуться на шаг назад и посмотреть на вещи более широко.

В общем, всё сводится к одному: прекратите использовать свой мозг как место для сбора и систематизации всей информации о которой вы заботитесь. Если вы будете пытаться всё это держать в голове, то вскоре обнаружите там зыбучие пески, в которых всё будет моментально тонуть. Мечтаю о славном будущем, когда мы сможем полностью освободить голову от хлама и посвятить своё сознание исключительно мудрым мыслям.

Дэвид Аллен — Как привести дела в порядок » Страница 2 » Книги читать онлайн бесплатно без регистрации

Я изменил некоторые свои предыдущие рекомендации отно­сительно того, какие инструменты оптимально соответствуют выполнению конкретных задач в условиях новой цифровой и мобильной реальности. Я также убрал большинство ссылок на конкретные программные продукты, которые имелись в первом издании. Из-за высокой скорости инноваций в данной области любое конкретное программное обеспечение легко может устареть, обновиться или быть замененным чем-то абсолютно новым к тому моменту, когда вы об этом прочитаете. Я решил не участвовать в этой гонке, а сосредоточиться на общей модели.

В этом издании я пытался решить вопрос, какого внимания заслуживают бумажные материалы и инструменты (особенно при сборе, хранении справочной информации и временном хранении для дальнейшего обдумывания), так как многие представители молодого поколения пришли к убеждению, что могут обойтись без бумажных источников в принципе. Рискуя показаться старомодным, я решил оставить без изменений большинство этих рекомендаций из первого издания, поскольку многие потенциальные читатели нового издания, по крайней мере частично, пользуются бумажными материалами. Примечательно, что среди наиболее продвинутых пользователей цифровых технологий2 растет интерес к использованию бумажных носителей. Время покажет, сможем ли мы когда-нибудь полностью отказаться от этого способа передачи информации.

Мир, который постоянно «на связи»

Меня часто спрашивают, какие новые рекомендации GTD может предложить людям, которые в условиях мобильного мира постоянно «на связи».

Ничто не ново, за исключением того, как часто это происходит.

С необходимостью часто обрабатывать большие объемы потенциально важной информации в прошлом сталкивались, вероятно, только великие люди, такие как Наполеон, когда вел свою армию завоевывать Европу, или Бах, когда сочинял музыку, или даже Энди Уорхол3, когда решал, что нарисовать или выставить в галерее. Сегодня все образованное население нашего цифрового мира без остановки воспринимает потенциально «важную» — или хотя бы релевантную — информацию. Легкость доступа к этой информации благодаря технологиям одновременно наделяет нас новыми возможностями и несет угрозы в плане объема получаемой информации, ее скорости и изменчивости. Если вы начинаете сгорать от любопытства, когда слышите сирены экстренных служб по соседству или на вечеринке хотите узнать, о чем оживленно беседует компания на другом конце комнаты, у вас есть все шансы стать жертвой бесконечных и мощных отвлекающих факторов, которые обеспечивают вам ваши персональные технологии. Будет ли ваш опыт использования этих технологий в целом позитивным или негативным, зависит в первую очередь от применения методов, описанных в этой книге.

Глобализация методологии GTD

Меня часто спрашивают, можно ли применять методологию GTD в иных культурных контекстах. Мой ответ всегда — уверенное «конечно». Основное послание этой книги настолько внутренне соответствует человеческой сути, что применять эту методологию могут все люди независимо от места их проживания, пола, возраста и особенностей темперамента. Конечно, у каждого человека своя причина использовать эту методологию и представление о том, какой цели она будет служить. Чаще всего людьми руководят стремление улучшить свою жизнь, упорядочить работу, а также интерес к саморазвитию. Полагаю, потребность использовать GTD в большей мере роднит вас с несколькими сотнями тысяч людей по всему миру, чем с вашим соседом или даже двоюродным братом!

Любой, кто хочет успевать больше, чем сейчас, имеет возможность делать это проще и изящнее, чем хранить все в голове.

С момента первой публикации книги информация о мето­дологии GTD распространилась по всему миру. Первое издание было переведено более чем на тридцать языков. Во многих странах наша компания предоставляет франшизу на проведение тренинговых программ на основе этого метода. Если я был относительно уверен в кросс-культурном характере этой методологии, когда писал книгу, то прошедшие годы окончательно и бесповоротно укрепили мою уверенность.

Подход, охватывающий больше читателей и пользователей

Первоначальным стимулом к написанию книги «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» стало мое стремление создать руководство по использованию методологии, которую я сформулировал, протестировал и применял преимущественно на корпоративных тренингах и программах по развитию. По своим примерам, стилю оформления (на фотографии на обложке я был в галстуке!) и внутреннему ощущению эта книга изначально и главным образом была адресована управленцам, руководителям, специалистам высокого уровня. Хотя я уже тогда понимал, что ее содержание будет в равной степени полезным для домохозяек, студентов, священнослужителей, свободных художников и даже пенси­онеров, именно работающие специалисты проявили очевидный интерес к способу повышения своей персональной продуктивности при сохранении здравого рассудка. Этот способ помог справиться с приближавшейся информационной лавиной и стремительными и значительными изменениями, которые претерпевал деловой мир.

Getting Things Done — не просто о том, как привести дела в порядок. Это о том, как грамотно справляться с работой и личной жизнью.

Сегодня очень многие люди проявляют заинтересованность в том, чтобы достигать высоких результатов, сохраняя спокойствие и контроль над ситуацией. Появилось осознание, что существует не просто одноразовый рецепт «тайм-менеджмента» исключительно для профессионалов, а методика образа жизни, помогающая справиться с новыми обстоятельствами, с которыми столкнулось большинство из нас. Я регулярно получаю благодарности от самых разных людей из всех уголков мира и рассказы о том, как изменилась их жизнь, когда они начали применять принципы GTD. Это побудило меня переработать первое издание.

С этой точки зрения я вынужден признать, что даже название этой книги звучит не совсем корректно: создается впечатление, что я каким-то образом выступаю за то, чтобы работать больше и дольше, чтобы больше успевать. На самом деле эта книга не столько о том, как привести дела в порядок, сколько о том, как это сделать правильно: она помогает принять верное решение, что делать в каждый конкретный момент, и уменьшить тревогу и стресс по поводу того, что вы не делаете. Ясность и психологическая свобода, возникающие вследствие этого процесса, могут быть полезны многим людям, а не только профессионалам, занимающимся развитием своей карьеры.

Для полного воплощения процесса GTD нужен более осознанный подход к тому, сколько на это потребуется времени и энергии, а для его поддержания необходимо изменить свои привычки.

Некоторые из наиболее интересных подтверждений ценности применения моих методов пришли из самых неожиданных мест. В том, что методология GTD принесла огромную пользу для их жизни и работы, признались глава крупнейшей в мире финансовой организации, популярный американский комик, самый популярный американский радиоведущий, руководитель крупной европейской группы компаний, один из наиболее успешных голливудских режиссеров. Удивительными для меня были отзывы духовных служителей самых разных конфессий. Отвечая за дела духовные, они остро нуждались в способах эффективно сконцентрироваться на делах мирских и освободить себя от стресса повседневных забот, связанных с прихожанами. Студенты, дизайнеры, врачи — список приверженцев методологии GTD бесконечен.

За многие годы я понял, что все мы в одной лодке и здорово иметь возможность очертить размах использования методологии GTD и включить всех ее пользователей.

Увы! Как бы ни было просто делать то, что я предлагаю в этой книге, я неожиданно столкнулся с двумя явлениями: 1) количество информации и рекомендуемые действия многими читателями воспринимаются как чрезмерные даже для того, чтобы просто начать воплощать методологию на практике; 2) у большинства людей уходит довольно много времени на то, чтобы выполнение самых основных принципов вошло в привычку.

Поскольку я продолжаю выступать против упрощения этой модели и ее деталей, не уверен, что хоть когда-нибудь смогу прислушаться к мнению «слишком много информации для восприятия». Первое издание книги включало подробные руководства и рекомендации, как в полном объеме использовать эту методологию в личной жизни и в работе, и я сохранил их здесь. Теперь я знаю, что поначалу это кажется слишком большим объемом информации, чтобы его можно было усвоить за один раз. Тем не менее я не могу отказаться от инструкций, как интегрировать эту методологию в вашу повседневную жизнь, если вы хотите ею воспользоваться.

Дэвид Аллен — Как привести дела в порядок » Страница 4 » Книги читать онлайн бесплатно без регистрации

Несмотря на отсутствие универсальной простой техники или инструмента для совершенствования организованности и продуктивности, существуют вполне конкретные действия, которые можно предпринять для их повышения. За многие годы я открыл простые процессы, значительно повышающие способность человека конструктивно и проактивно справляться с повседневной рутиной, не упуская при этом из виду свои приоритеты. Использовать их можно и если вы корпите над домашним заданием в возрасте двенадцати лет, и если вам предстоит провести реорганизацию в соответствии с корпоративной стратегией после недавнего совета директоров… подойдут они и для всех промежуточных ситуаций.

Книга, которую вы держите в руках, — итог более чем тридцатилетнего опыта работы по изучению персональной и организационной продуктивности. Это руководство по максимизации результатов и минимизации вложенных усилий в мире, где объем работы постоянно увеличивается, а ее характер постоянно меняется. Я и многие мои коллеги провели сотни тысяч часов, консультируя самых умных и занятых людей современности «на передовой» — в их рабочих кабинетах, у них дома за закрытыми дверями, помогая им собирать, обрабатывать и организовывать всю свою работу и обязательства. Сформулированные мной методы доказали свою эффективность для всех типов организаций, на всех уровнях работы, в разных культурных контекстах и даже дома и в школе. После многих лет консультирования и обучения самых продвинутых и продуктивных профессионалов (а также их детей!) я уверен в том, что мир нуждается в этих методах.

Беспокойство вызывается недос­татком контроля, организации, подготовки и действий.

Дэвид Кекич, основатель фонда MaxLife

Руководители самого высокого уровня стремятся добиться «предельной продуктивности» — своей, своих подчиненных, своих компаний, но при этом не нарушить баланс между работой и личной жизнью. Они, как и я, знают, что после рабочего дня за закрытыми дверями остаются неотвеченные телефонные звонки, задачи, которые нужно делегировать, необработанные вопросы, оставшиеся после встреч и обсуждений, обязательства на высшем уровне, которые еще не прояснены и не взяты под контроль, невыполненные личные обязанности и десятки потенциально важных электронных писем среди сотен (или даже тысяч) еще не прочитанных. Многие из этих деловых людей преуспевают потому, что решенные ими проблемы и реализованные ими возможности более важны, чем недоработки в их кабинетах, домах и портфелях. Но при нынешних темпах жизни и развития бизнеса это равновесие часто становится шатким.

Еще более важно, что люди перестали уделять должное внимание школьным спектаклям своих детей, их спортивным соревнованиям, разговорам о жизни перед сном. Они просто больше не способны быть «сейчас и здесь», чего бы это ни касалось. Наше общество пронизывает страх и неуверенность: люди испытывают ощущение, что, вероятно, они должны сейчас делать что-то, чего не делают. Это создает напряжение, от которого нет избавления и нет решения.

С одной стороны, нужны проверенные инструменты, которые помогут людям сконцентрировать свои стратегические и тактические усилия и позволят ничего не упустить. С другой стороны, необходимо создать такие модели мышления и рабочую среду, которые уберегут самых горячих энтузиастов от профессионального выгорания под давлением стресса. Необходимы позитивные стандарты в отношении работы и личной жизни, которые привлекут и помогут удержать в наших компаниях лучших сотрудников. Кроме того, требуются методы, которые и в личной жизни обеспечат ясность, чувство контроля и творческий подход для наших родных и близких и, что самое важное, для нас самих.

Мы знаем, что разные организации испытывают острую потребность в этих знаниях. В них также нуждаются школы, где подавляющее большинство детей по-прежнему не учат, как анализировать информацию, концентрироваться на результатах или какие действия предпринимать, чтобы их добиться. Они нужны каждому из нас, чтобы мы могли воспользоваться открывающимися перед нами возможностями и постоянно улучшать окружающий нас мир.

Силу, простоту и эффективность методов, представленных в этой книге, лучше всего испытать на собственном опыте, в реальном времени, в конкретных ситуациях. По мере того как вы будете читать или просто листать эту книгу, у вас, несомненно, возникнет желание применить то, о чем я рассказываю. Вам очень поможет, если вы будете выполнять то, о чем читаете, и постараетесь понять суть этих моделей, а их применение, несомненно, изменит вашу жизнь.

Здоровый скептицизм зачастую является наилучшим способом осознать ценность того, о чем вам рассказывают: опровергните услышанное, докажите, что это неправда, если сможете. Это создаст вовлеченность, которая и есть ключ к пониманию.

Задача этой книги — изложить суть динамичного искусства управления рабочим процессом и достижения персональной продуктивности в линейном формате. Я попытался организовать материал таким образом, чтобы представить вам воодушевляющую перспективу и в то же время дать почувствовать вкус моментального результата по мере прочтения книги.

Книга состоит из трех частей. В первой части описывается общая картина, содержится краткий обзор системы и объяснение, в чем заключается ее уникальность и актуальность, а затем дается описание самих основных методов в сжатой и доступной форме. Во второй части рассказывается, как применять принципы системы. Это ваша личная практика пошагового применения описанных моделей в повседневной жизни. В третьей части описаны еще более тонкие и значительные результаты, которых вы можете достичь, сделав эти методы и модели неотъемлемой частью вашей работы и личной жизни.

Содержание всех трех частей будет неизбежно в чем-то повторяться. Суть методологии относительно проста, но ее можно выразить и понять на разных уровнях глубины и детализации с разных ракурсов и через разные примеры.

Я хочу, чтобы вы присоединились, опробовали все на себе и даже оспорили! Я хочу, чтобы вы лично убедились: то, что я обещаю, не только возможно, но и сразу же доступно каж­дому из вас. И я хочу, чтобы вы знали: все это очень просто реализовать. Для этого не требуются новые навыки. Вы уже умеете концентрировать внимание, записывать информацию, принимать решения о желаемых результатах и следующих действиях, анализировать разные варианты и делать выбор. Вы убедитесь, что многие из ваших интуитивных действий действительно было правильными. Я расскажу, как поднять эти основные навыки на новый уровень эффективности. Я хочу вдохновить вас принять все это в качестве вашего нового образа действий, что перевернет вашу жизнь.

На страницах книги я периодически ссылаюсь на свою работу с клиентами, которые применяют эту методологию. Последние тридцать лет я работал консультантом по управлению, коучем руководителей и бизнес-тренером: в одиночку, с партнерами и как основатель международной тренинговой компании. Моя работа преимущественно заключается в персональном консультировании, проведении семинаров и презентаций на основе методов, описанных в этой книге. Я и мои коллеги накопили опыт индивидуальной работы с тысячами человек и обучили сотни тысяч на наших внутренних семинарах и открытых семи­нарах во многих странах. Мы продолжаем взаимодействовать с одними из самых неординарных и умных людей по всему миру. Это тот источник, из которого я черпал опыт и примеры для этой книги.

В то же время я такой же ученик, как и вы. Порой я теряю контроль над ситуацией и не могу сконцентрироваться, как и любой человек. Я так же должен постоянно использовать описанные в этой книге методы, чтобы сохранять ясность мыслей и оптимальный настрой. Как я отмечаю в главе 15, необходимо выработать у себя привычку на всю жизнь, чтобы перейти на более высокий и зрелый уровень. В этой книге я рассказываю исключительно о том, что испытал на себе, в эффективности чего убедился и продолжаю применять в той или иной форме.

Эта книга даст вам то, что очень точно описал один из моих клиентов: «Когда я просто начал применять принципы этой программы, они спасли мою жизнь… Когда я поверил в них, они изменили мою жизнь. Это вакцина от постоянных авралов и противоядие от дисгармонии, которую многие люди сами вносят в свою жизнь».

1. НОВЫЕ МЕТОДЫ ДЛЯ НОВОЙ РЕАЛЬНОСТИ

КАЖДЫЙ ИЗ НАС, если научится эффективно справляться с множеством дел, сохраняя при этом ясность рассудка, спокойствие и контроль над ситуацией, обретет возможность жить и работать на полную мощность. Это лучший способ безраздельно посвятить всего себя делу, которым вы занимаетесь в данный момент. Время вдруг исчезает, и вы полностью контролируете поток своего внимания. Вы занимаетесь именно тем, что должны делать, учитывая весь круг ваших обязанностей и интересов. Вы полностью сконцентрированы на настоящем моменте.

Как привести дела в порядок: 5 секретов Дэвида Аллена

В выпуске подкаста «Как стать лучше» я встретился с единственным и неповторимым Дэвидом Алленом. Дэвид — автор пользующейся мега-популярностью книги «Как привести дела в порядок», которая вызвала революцию личной продуктивности в 2001 году. С тех пор книга разошлась по миру миллионами копий и была издана почти на 30 языках.

Я, как обычно, записал несколько самых интересных мне мыслей из нашего разговора, но вообще в нем, конечно, было много идей, которые простая статья, подобная этой, просто не сможет в себя вместить.

Вот несколько сокровищ, которые мы обсуждали:

1. Ваша голова предназначена для того, чтобы придумывать идеи, а не хранить их. Это главный пункт системы Дэвида, и на мой взгляд, именно поэтому его идеи собрали такое множество лояльных последователей. Пропускная способность мозга ограничена, и мы не должны тратить это пространство на хранение информации и невыполненных обязательств. Нам нужно вывести их в какую-то систему.
2. Чем меньше обязательств вы храните в голове, тем яснее мысли. Ведение календаря помогает вам сосредоточиться — потому, что вам больше не нужно помнить, где и когда вы должны быть. Все это хранится в календаре, который вы регулярно просматриваете и получаете уведомления, и благодаря этому вы освобождаете ментальное пространство для других вещей. Вот почему списки дел так полезны: они помогают очистить еще больше ментального пространства. Чем меньше задач, проектов и невыполненных обязательств вы помните, тем яснее мыслите.
3. Для большей ясности мыслей составьте список всех ваших обязательств. Отличный способ очистить ментальное пространство — составить список всех задач и проектов, над которыми вы работаете. В нашем разговоре Дэвид упомянул, что этот процесс может занять от одного до шести часов, в зависимости от того, сколько у вас дел. Запись этих обязательств на лист бумаги — вытаскивание их из головы — сама по себе освобождает. После этого вы можете составить план, как все это выполнить, и даже создать основной список всех ваших проектов.
4. Вам нужно больше ментального пространства так же, как и больше времени. Наши задачи, проекты и обязательства всегда будут требовать времени. Но они потребляют больше умственного пространства, чем необходимо: мы постоянно вспоминаем, что нам нужно что-то сделать, когда делаем что-то другое. «Вам не нужно время, чтобы придумать хорошую идею, чтобы быть креативными, или инновационными, или любящими, или присутствующими, или стратегическими — вам просто нужно пространство», — сказал по этому поводу Дэвид.
5. Слушайте «тихий голос» в вашей голове в течение дня. Иногда во время работы в нашей голове звучит слабый голос, который мы игнорируем, призывающий сделать перерыв — прогуляться по парку, когда вы написали 300 электронных писем, или выпить бокал вина, если давно не баловали себя этим. Или взяться за проект, потому что у вас внезапный прилив энергии, и стоит этим воспользоваться. Вместо того, чтобы слепо следовать списку дел или использовать почтовый ящик в качестве такого списка, Дэвид рекомендует прислушаться к тому, что говорит этот «тихий голос».